Para reduzir o e-mail, comece pelo topo

O principal motivo pelo qual nossas caixas de entrada de e-mail consomem tanto tempo é que temos pouco controle sobre quantas mensagens recebemos. Mas nós lata controlar quantas mensagens enviamos. Essa percepção aparentemente óbvia provocou uma redução significativa no tráfego de e-mails de uma empresa: depois que os executivos reduziram sua produção, outros funcionários seguiram o exemplo. Quando a principal equipe administrativa europeia de sete pessoas da empresa International Power, com sede em Londres, quis aumentar a eficiência da empresa, uma análise sugeriu que o excesso de e-mails poderia ser parte do problema. Inicialmente, os executivos acreditaram que o alto volume se devia inteiramente às ações de outras pessoas e ficaram surpresos ao saber que eles mesmos estavam enviando 56 mensagens por dia, em média. Em vez de implantar ferramentas de gerenciamento de e-mail para lidar com o excesso, a empresa adotou a manufatura enxuta. Decidiu tratar a comunicação como se fosse um processo industrial, visando fatores que matam a eficiência, como superprodução e defeitos (mensagens confusas, desnecessárias ou ineficazes, que geralmente simplesmente geram outras mensagens). Com base na hipótese de que uma redução na saída de executivos provocaria uma redução na saída de funcionários, o objetivo era reduzir o número de e-mails enviados pelos principais membros da equipe em 20% em quatro meses. Chegando a menos Quando executivos de uma empresa com sede em Londres reduziram o número de e-mails enviados, os subordinados seguiram o exemplo. Apesar de algumas dúvidas (alguns achavam que a intervenção interferia em seu estilo pessoal), os executivos foram treinados para reduzir a produção de e-mails tomando medidas mais deliberadas: não encaminhar mensagens a menos que seja estritamente necessário, limitar os destinatários das mensagens e escolher a forma de comunicação que realizaria com mais eficiência a tarefa em questão. Em uma ligação telefônica, por exemplo, o tom vocal fornece feedback em tempo real sobre se uma mensagem está sendo entendida — algo que está faltando no canal de e-mail de baixa largura de banda. As expressões faciais e a linguagem corporal tornam as reuniões presenciais um método de comunicação ainda mais rico. Os membros da equipe receberam relatórios semanais sobre seu próprio progresso e sobre o da equipe. Em três meses, a produção total de e-mails da equipe caiu 54%. A produção dos outros 73 funcionários com sede em Londres logo começou a diminuir também, mesmo que esses funcionários não recebessem treinamento ou feedback. Na verdade, essa queda foi ainda maior — 64%. O resultado foi um ganho anual de 10.400 horas-homem, o que se traduz em um aumento de 7% na produtividade. As novas práticas logo se incorporaram ao comportamento da equipe principal, e as reduções foram mantidas por dois anos. A constatação de que reduzir o fluxo de mensagens dos altos executivos faz com que os subordinados reduzam ainda mais sugere uma abordagem simples e barata para aliviar a carga de e-mails e melhorar a eficiência em toda a organização: Ensine os executivos a serem mais deliberados no uso do e-mail. Peça que definam uma meta para reduzir o número de mensagens enviadas e a incluam em suas metas de desempenho. Dê feedback semanal a eles.

Para reduzir o e-mail, comece pelo topo

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