Conquistar la distracción digital

Sinan Koçaslan/iStockphoto La sobrecarga digital puede ser el problema que defina el lugar de trabajo actual. Todo el día y toda la noche, en ordenadores de sobremesa, portátiles, tabletas y teléfonos inteligentes, nos bombardean con tantos mensajes y alertas que, incluso cuando queremos concentrarnos, es casi imposible. Y cuando tenemos la tentación de procrastinar, las distracciones están a sólo un clic de distancia. Esta cultura de conexión constante pasa factura tanto profesional como personalmente. Perdemos tiempo, atención y energía en información e interacciones relativamente poco importantes, manteniéndonos ocupados pero produciendo poco de valor. Como han demostrado el difunto Clifford Nass y sus colegas de la Universidad de Stanford , las personas que hacen malabarismos regularmente con varios flujos de contenidos no prestan atención, memorizan ni gestionan sus tareas tan bien como las que se centran en una cosa a la vez. El resultado es una menor productividad y compromiso, tanto en la oficina como en casa. El Grupo de Investigación sobre la Sobrecarga de Información, un consorcio sin ánimo de lucro de profesionales, investigadores y consultores empresariales, informa de que los trabajadores del conocimiento en Estados Unidos pierden el 25% de su tiempo lidiando con sus enormes y crecientes flujos de datos, lo que cuesta a la economía 997.000 millones de dólares anuales. Lecturas complementarias Saque tiempo para el trabajo que importa Artículo sobre delegación Julian Birkinshaw y Jordan Cohen Es más fácil decirlo que hacerlo. Guardar Compartir La mayoría de la gente está de acuerdo en la solución: Controle la sobrecarga digital en lugar de dejar que ella le controle a usted. Pero, ¿cómo hacerlo exactamente? Hemos preguntado a dos expertos: Larry Rosen, psicólogo, y Alexandra Samuel, tecnóloga. Sospechábamos que sus trayectorias dispares les llevarían a ofrecer consejos radicalmente distintos, y estábamos en lo cierto. Rosen cree que deberíamos apartarnos sistemáticamente del torrente de información y centrarnos en actividades que nos aporten más energía. Samuel sostiene que la mejor forma de combatir la distracción digital es con el uso estratégico de herramientas digitales. En conjunto, sus soluciones ofrecen un manual útil sobre cómo podemos empezar a abordar este enorme y creciente desafío. Tómese un descanso por Larry Rosen Marco, un directivo de 38 años de una empresa de aplicaciones educativas, solía empezar cada día con su smartphone, consultándolo y respondiendo a los mensajes antes de levantarse de la cama. Durante el desayuno leía las noticias en su aplicación de la CNN, e incluso cuando conducía hacia el trabajo, no podía resistirse a mirar su teléfono. En la oficina se distraía tanto con los correos electrónicos y los mensajes de texto entrantes que le costaba completar tareas importantes, y sus compañeros se quejaban de que no participaba en las reuniones. Las tardes en casa las pasaba con el teléfono o el portátil en lugar de relacionarse con su mujer y sus hijos. Marco me confesó todo esto después de que hablara en la escuela de sus hijos, y me preguntó si podía ayudarle a cambiar sus hábitos. Le aseguré que podía y que no estaba solo. Utilice principios conductuales para destetarse de sus dispositivos digitales. Durante los últimos años, los psicólogos han estado examinando los recientes cambios drásticos en la relación de los seres humanos con la tecnología. Considere un estudio que unos colegas y yo realizamos en 2008 y replicamos el año pasado. Dimos a personas de tres grupos de edad -Baby Boomers, Generación X y Generación Net (nacidos en la década de 1980)- una lista de 66 pares de actividades para averiguar cuáles realizaban normalmente en tándem. Las preguntas incluían, por ejemplo, "¿Se conecta a Internet y envía mensajes de texto simultáneamente?" y "¿Envía correos electrónicos y come al mismo tiempo?". En 2008, los Baby Boomers respondieron afirmativamente al 59% de las parejas, por término medio; las cifras fueron del 67% para los Gen X y del 75% para los Net Gen. En 2014 los porcentajes fueron superiores: 67% para los Baby Boomers, 70% para los Gen X y 81% para los Net Gen. Mientras tanto, los miembros de la iGeneration (nacidos en la década de 1990), a los que añadimos al segundo estudio, realizaban un asombroso 87% de las actividades en pareja, incluso cuando una de ellas les resultaba difícil por sí sola. Por desgracia, las pruebas demuestran que la multitarea no siempre da buenos resultados: Hacer dos cosas bien al mismo tiempo sólo es posible cuando al menos una de las tareas es automática. Así que, sí, puede caminar y mascar chicle simultáneamente. ¿Pero consultar el correo electrónico mientras participa en una conferencia telefónica? ¿Mirar su feed de Facebook y seguir haciendo un trabajo significativo? Los investigadores han demostrado que la mera presencia de un teléfono hace que la gente sea menos productiva y menos confiada, y que los estudiantes que son interrumpidos mientras estudian tardan más en aprender el material y se sienten más estresados. Gloria Mark, de la Universidad de California en Irvine, ha demostrado que los trabajadores suelen atender a una tarea durante unos tres minutos antes de pasar a otra cosa (normalmente una comunicación electrónica) y que tardan unos 20 minutos en volver a la tarea anterior. ¿Por qué nos dejamos debilitar tanto por las distracciones tecnológicas? Algunas personas se refieren al uso excesivo de los dispositivos digitales como una adicción. Pero dado que la mayoría de nosotros no parece obtener mucho placer de este comportamiento -una característica definitoria de la adicción- yo no lo clasificaría como tal. Son más precisos términos como FOMO (miedo a perderse algo), FOBO (miedo a no estar conectado) y nomofobia (miedo a no estar en contacto con el móvil), todas ellas formas de ansiedad que rozan la obsesión o la compulsión. Las personas consultan constantemente sus ordenadores portátiles, tabletas y teléfonos porque les preocupa recibir información nueva después que los demás, responder con demasiada lentitud a un mensaje de texto o a un correo electrónico, o llegar tarde para comentar o dar un "me gusta" a una publicación en las redes sociales. Numerosos estudios respaldan este diagnóstico del problema. En mi laboratorio hemos descubierto que muchas personas, independientemente de su edad, consultan sus smartphones cada 15 minutos o menos y se ponen ansiosas si no se les permite hacerlo. Mi colega Nancy Cheever llevó a 163 estudiantes a una sala de conferencias, les pidió que se sentaran sin hablar, hacer trabajo o utilizar sus teléfonos y luego evaluó su ansiedad durante la hora siguiente. Aunque los usuarios ligeros de teléfonos inteligentes no mostraron ningún cambio, los usuarios moderados experimentaron una alarma inicial que se niveló, y los acostumbrados a comprobar sus teléfonos durante todo el día sintieron que su ansiedad se disparaba inmediatamente y seguía aumentando. ¿Cómo podemos calmar la ansiedad y evitar así la distracción? Cuando hablo con estudiantes, padres, profesores y líderes empresariales, recomiendo tres estrategias, todas las cuales implican alejarse de la tecnología en algunos momentos para recuperar la concentración. En primer lugar, utilice principios de comportamiento para destetarse de sus dispositivos digitales. Permítase comprobar todos los modos de comunicación electrónica, pero luego apáguelo todo y silencie su teléfono. Programe una alarma para dentro de 15 minutos y, cuando suene, concédase un minuto para revisar la tecnología. Repita este proceso hasta que se sienta cómodo aumentando su tiempo de desconexión a una hora o varias horas. Una segunda estrategia se inspira en las investigaciones de Nathaniel Kleitman, quien estableció que nuestros cerebros funcionan en ciclos de descanso-actividad de 90 minutos no sólo cuando dormimos sino también cuando estamos despiertos. Así que debería tomarse un descanso de recarga cada hora y media, sobre todo si realiza varias tareas a la vez con la tecnología, lo que hace que el cerebro esté excesivamente activo. Incluso un paseo de 10 minutos por la naturaleza es suficiente para tener un efecto calmante. También puede escuchar música, contemplar obras de arte, hacer ejercicio o meditar. ¡Pruébelo usted mismo! Descárguese estos ejercicios para combatir las distracciones. Por último, mantenga la tecnología fuera de su dormitorio. La Fundación Nacional del Sueño (NSF) y la Clínica Mayo han señalado que el uso de dispositivos LED emisores de luz azul es perjudicial para su sueño, un periodo crítico que consolida lo aprendido durante el día, al tiempo que elimina la información inútil y los subproductos tóxicos de las actividades neuronales diarias. La NSF recomienda abstenerse de ver material digital durante una hora antes de acostarse, mientras que la Clínica Mayo sugiere atenuar las pantallas utilizadas por la noche, mantenerlas a 14 pulgadas de la cara y retirarlas de la habitación cuando esté listo para dormir. El objetivo es bloquear la liberación de neurotransmisores que energizan su cerebro y, en su lugar, promover la producción de melatonina, que le permite descansar. Convencí a Marco para que se desconectara periódicamente y, cuando utilizara la tecnología, hiciera pausas de recarga. Empezó a dar paseos cortos fuera de su oficina y a guardar el teléfono en un cajón de la cocina por la noche. Al cabo de un mes era capaz de ignorar sus dispositivos durante intervalos de media hora, y se sentía más feliz y con más energía, así como más atento y productivo. Aunque recurrimos a la tecnología para calmar nuestras ansiedades, una sobredosis de ella no hace sino exacerbarlas. Para romper el ciclo, debemos limitar el uso de nuestros dispositivos. Sólo entonces podremos recuperar nuestra capacidad de concentración. Combatir el fuego con fuego por Alexandra Samuel Dadas todas las formas en que la tecnología impone exigencias a nuestro tiempo, olvidamos que se supone que las herramientas digitales en realidad nos facilitan la vida. Y utilizadas correctamente, pueden hacerlo. De mis dos décadas investigando cómo utiliza la gente la tecnología, he aprendido que no sólo es posible combatir el fuego con fuego, sino que es esencial. "Desconectar" simplemente no es una solución sostenible en la era digital; con tanto trabajo, comunicación y socialización que tienen lugar en las pantallas, pocos de nosotros podemos permitirnos estar desconectados durante porciones significativas de la jornada laboral (o incluso las tardes y los fines de semana). Una encuesta reciente de Tata Communications mostró que la gente de EE.UU., Europa y Asia pasa una media de más de cinco horas al día en Internet, y el 64% se preocupa cuando no tiene acceso. Tiffany Sauder, fundadora y presidenta de Element Three, una agencia de branding y marketing, conoce el reto que supone la conectividad permanente para un ejecutivo de una empresa en crecimiento. Tras disfrutar de un éxito fulgurante en 2011 y conseguir un acuerdo de retención con un gran cliente, estaba preparada para crear una identidad pública más sólida para la empresa y para ella misma. Sabía que tenía que empezar a utilizar Twitter, pero desarrollar una presencia en los medios sociales le parecía un gran trabajo para alguien que ya estaba abrumada por los mensajes que le llegaban cada día. "El correo electrónico era una pesadilla", dice. "Parecía que trabajaba para mi bandeja de entrada y no para mí misma". Lecturas complementarias Trabaje de forma más inteligente con los medios sociales Libro sobre comunicación Alexandra Samuel 20.00 Añadir a la cesta Guardar Compartir La tecnología no era el problema de Tiffany; lo era el uso que hacía de ella. Como muchos ejecutivos que veo, no estaba aprovechando las herramientas diseñadas para que las comunicaciones en línea fueran lo más centradas y productivas posible. El primer paso consiste en abandonar el mito de "estar al día", es decir, la creencia de que podrá procesar todos sus correos electrónicos, leer todo lo importante en los medios de comunicación y enviar posts reflexivos a sus redes sin falta. En su lugar, sus objetivos deberían ser ordenar y limitar la información que recibe y agilizar el trabajo de leer, responder y compartir lo que importa. Por ejemplo, pocos correos electrónicos necesitan atención inmediata, y algunas noticias del sector simplemente no son relevantes para su trabajo. Puede ser un reto restringir lo que entra en su bandeja de entrada; la mayoría de las personas a las que he asesorado tienen pánico a perderse algo. Pero una vez que empiezan a filtrar el ruido y el ajetreo, descubren que son más eficaces a la hora de comunicarse con clientes y colegas, mantenerse informados sobre sus campos y construir sus perfiles sociales, todo ello con inversiones de tiempo relativamente modestas. El correo electrónico puede ser una de las mayores distracciones. Si siempre tiene un correo atrasado abarrotando su bandeja de entrada, o si es tan diligente a la hora de responder a los mensajes que parece no encontrar tiempo para el resto de su trabajo, entonces automatizar al menos parte del trabajo ofrece enormes ventajas. Outlook, Gmail y la mayoría de las principales herramientas de correo electrónico le permitirán establecer reglas y filtros para garantizar que sólo le lleguen de inmediato los mensajes más esenciales. Puede dirigir automáticamente los mensajes menos urgentes a otras carpetas y revisarlos más tarde. Los tipos de mensajes de correo electrónico que probablemente no necesite ver inmediatamente incluyen boletines informativos, recibos de compra, avisos internos de la empresa, alertas de redes sociales, mensajes en los que sólo se le copia a usted e incluso convocatorias de reuniones (si aparecen en su calendario y puede revisarlas allí en su lugar). Recuerde que estos mensajes no desaparecen: están en carpetas a la espera de ser leídos cuando a usted le convenga. Designe una hora para ello cada día o cada semana, en función del contenido. Si filtra su correo electrónico, le resultará más fácil y rápido clasificar y revisar los mensajes que sí llegan a su bandeja de entrada. Y si le preocupa que un mensaje importante se le escape, siempre puede hojear periódicamente todo lo que ha recibido (seleccione "Todo el correo" en Gmail, o busque en su correo la letra "a" para obtener una visualización completa). Las herramientas de automatización pueden agilizar el proceso de decidir qué atrae su atención. Cuando se trata del consumo de noticias, la automatización ofrece las mismas recompensas. La mayoría de nosotros sintonizamos con una amplia gama de puntos de venta, líderes de opinión y conversaciones, pero si está cazando por todo Internet o escaneando montones de publicaciones en las redes sociales o artículos con los que no debería molestarse, está perdiendo el tiempo. En su lugar, haga que la información más relevante llegue a usted utilizando una aplicación de lectura de noticias como Feedly (mi principal recomendación, porque funciona tanto en ordenadores como en dispositivos móviles), Flipboard o Reeder. Puede seguir o suscribirse a sus fuentes de noticias, blogs y debates temáticos favoritos para recopilar los artículos más pertinentes en un solo lugar. A continuación, reserve momentos específicos -una vez al día, o incluso unas pocas veces a la semana- para leerlos. Obtendrá los mayores beneficios de este enfoque si es muy específico sobre el tipo de artículos que le llegan. Para configurar un feed de artículos personalizado, por ejemplo, experimente con diferentes combinaciones de palabras clave, hashtags y operadores en un motor de búsqueda (como "productividad Y #automatización") y luego convierta sus resultados en uno o varios feeds RSS (sindicación realmente simple). No todos los servicios de búsqueda ofrecen canales RSS, y algunos los hacen un poco difíciles de encontrar, pero una vez que tenga las URL de los que haya creado, puede copiarlos en su aplicación de lectura de noticias. Recuerde que no puede ni necesita leerlo todo; lo que busca son historias y puntos de vista significativos en su campo, además de un poco de contenido extra que le dé algo nuevo en lo que pensar y algo único que compartir. ¿Qué hay de su producción digital? Los me gusta, los favoritos y los tweets ayudan a construir su credibilidad profesional y a entablar nuevas relaciones, pero mantener esa presencia en línea requiere mucho tiempo. Por eso aconsejo a los ejecutivos sobrecargados que automaticen al menos parte del trabajo. Una forma fácil es con el lector de noticias que haya configurado. La mayoría de estas aplicaciones ofrecen opciones de un solo clic para publicar en Twitter, LinkedIn y Facebook. Pero es aún más eficaz utilizar una herramienta como Hootsuite, Buffer o Social Inbox, que le permiten llegar a varias redes desde un solo lugar y programar las publicaciones con antelación. Una vez que haya configurado un sistema como éste, podrá crear actualizaciones para toda una semana en menos de una hora. Mientras lee las historias en su lector de noticias, simplemente ponga los artículos que merezcan la pena en la cola para salir, añadiendo comentarios según sea necesario. Esta extensión natural y de bajo esfuerzo de su lectura le garantiza una presencia diaria fiable en las redes sociales, incluso cuando no tiene tiempo para buscar los últimos enlaces compartibles. En la actualidad, Tiffany está cosechando los beneficios de la automatización. Confía en los filtros de Gmail para separar los boletines de marketing y las notificaciones de las redes sociales de los elementos que no debe perderse, de modo que cuando revisa su correo electrónico durante el día, puede centrarse en los mensajes que más le interesan. Reserva un par de ratos a la semana para ponerse al día con los demás, y utiliza Social Inbox para enviar mensajes basados en lo que encuentra en los boletines del sector. Ya no trabaja para su bandeja de entrada; ha recuperado horas de la tarde para sí misma; y el Elemento Tres está prosperando. La automatización no puede eliminar las distracciones digitales, pero puede ayudarle a librar la batalla. Los filtros de correo electrónico, los lectores de noticias, los programadores de publicaciones y otras herramientas pueden agilizar considerablemente el proceso de decidir qué atrae su atención. Eso le ayudará a sentirse menos abrumado y más capaz de centrarse en sus tareas más importantes, en el trabajo o en casa, en línea o no.

Conquistar la distracción digital

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