Vencendo a distração digital

Sinan Koçaslan/iStockphoto A sobrecarga digital pode ser o problema que define o local de trabalho atual. Dia e noite, em desktops, laptops, tablets e smartphones, somos bombardeados com tantas mensagens e alertas que, mesmo quando queremos nos concentrar, é quase impossível. E quando nos sentimos tentados a procrastinar, as distrações estão a apenas um clique de distância. Essa cultura de conexão constante tem um custo tanto profissional quanto pessoal. Desperdiçamos tempo, atenção e energia com informações e interações relativamente sem importância, permanecendo ocupados, mas produzindo pouco valor. Como o falecido Clifford Nass e seus colegas da Universidade de Stanford demonstraram, as pessoas que fazem malabarismos regulares com vários fluxos de conteúdo não prestam atenção, memorizam ou gerenciam suas tarefas tão bem quanto aquelas que se concentram em uma coisa de cada vez. O resultado é a redução da produtividade e do envolvimento, tanto no escritório quanto em casa. O Information Overload Research Group, um consórcio sem fins lucrativos de profissionais de negócios, pesquisadores e consultores, informa que os profissionais do conhecimento nos Estados Unidos perdem 25% do tempo lidando com seus enormes e crescentes fluxos de dados, o que custa à economia US$ 997 bilhões por ano. Leitura adicional Reserve tempo para o trabalho que importa Recurso de delegação Julian Birkinshaw e Jordan Cohen É mais fácil falar do que fazer. Salvar Compartilhe A maioria das pessoas concorda com a solução: Controlar a sobrecarga digital em vez de deixar que ela controle o senhor. Mas como, exatamente, é possível fazer isso? Perguntamos a dois especialistas: Larry Rosen, psicólogo, e Alexandra Samuel, tecnóloga. Suspeitávamos que suas formações distintas os levariam a oferecer conselhos muito diferentes, e estávamos certos. Rosen acredita que devemos nos afastar sistematicamente do fluxo de informações e nos concentrar em atividades que aumentem a energia. Samuel argumenta que a melhor maneira de combater a distração digital é com o uso estratégico de ferramentas digitais. Juntas, suas soluções oferecem uma cartilha útil sobre como podemos começar a enfrentar esse enorme e crescente desafio. Faça uma pausa por Larry Rosen Marco, um gerente de 38 anos de uma empresa de aplicativos educacionais, costumava começar todos os dias com seu smartphone, verificando-o e respondendo a mensagens antes de sair da cama. Durante o café da manhã, ele lia notícias em seu aplicativo da CNN e, mesmo quando dirigia para o trabalho, não conseguia resistir a olhar para o telefone. No escritório, ele se distraía tanto com e-mails e mensagens de texto que tinha dificuldade para concluir tarefas importantes, e os colegas reclamavam que ele não participava de reuniões. As noites em casa eram passadas no telefone ou no laptop em vez de interagir com a esposa e os filhos. Marco me confessou tudo isso depois que falei na escola de seus filhos e perguntou se eu poderia ajudá-lo a mudar seus hábitos. Eu lhe assegurei que sim e que ele não estava sozinho. Use princípios comportamentais para se livrar de seus dispositivos digitais. Nos últimos anos, os psicólogos têm examinado as recentes mudanças drásticas no relacionamento dos seres humanos com a tecnologia. Considere um estudo que colegas e eu realizamos em 2008 e reproduzimos no ano passado. Apresentamos a pessoas de três grupos etários - Baby Boomers, Geração X e Geração Net (nascidos na década de 1980) - uma lista de 66 pares de atividades para descobrir quais eram as que eles normalmente realizavam em conjunto. As perguntas incluíam, por exemplo, "O senhor fica on-line e envia mensagens de texto ao mesmo tempo?" e "O senhor envia e-mails e come ao mesmo tempo?" Em 2008, os Baby Boomers responderam sim para 59% dos pares, em média; os números foram 67% para a Geração X e 75% para a Geração Net. Em 2014, as porcentagens foram maiores - 67% para os Baby Boomers, 70% para a Geração X e 81% para a Geração Net. Enquanto isso, os membros da Geração i (nascidos na década de 1990), que adicionamos ao segundo estudo, estavam envolvidos em surpreendentes 87% das atividades emparelhadas, mesmo quando achavam que uma das atividades do par era difícil por si só. Infelizmente, as evidências mostram que a multitarefa nem sempre é bem-sucedida: Fazer duas coisas bem ao mesmo tempo só é possível quando pelo menos uma tarefa é automática. Portanto, sim, o senhor pode andar e mascar chiclete ao mesmo tempo. Mas verificar o e-mail enquanto participa de uma chamada em conferência? Olhar o feed do Facebook e ainda assim fazer um trabalho significativo? Pesquisadores demonstraram que a simples presença de um telefone torna as pessoas menos produtivas e menos confiantes, e que os alunos que são interrompidos enquanto estudam demoram mais para aprender o material e se sentem mais estressados. Gloria Mark, da Universidade da Califórnia, em Irvine, demonstrou que os trabalhadores normalmente se dedicam a uma tarefa por cerca de três minutos antes de mudar para outra coisa (geralmente uma comunicação eletrônica) e que leva cerca de 20 minutos para voltar à tarefa anterior. Por que estamos nos permitindo ser tão debilitados pelas distrações tecnológicas? Algumas pessoas se referem ao uso excessivo de dispositivos digitais como um vício. Mas como a maioria de nós não parece ter muito prazer com esse comportamento - uma característica que define o vício - eu não o classificaria como tal. Mais precisos são termos como FOMO (fear of missing out), FOBO (fear of being offline) e nomofobia (fear of being out of mobile phone contact) - todas formas de ansiedade que beiram a obsessão ou compulsão. As pessoas verificam constantemente seus laptops, tablets e telefones porque se preocupam em receber novas informações depois de todos os outros, responder muito lentamente a uma mensagem de texto ou e-mail, ou chegar atrasado para comentar ou curtir uma publicação nas mídias sociais. Diversos estudos apóiam esse diagnóstico do problema. Em meu laboratório, descobrimos que muitas pessoas, independentemente da idade, verificam seus smartphones a cada 15 minutos ou menos e ficam ansiosas se não tiverem permissão para fazer isso. Minha colega Nancy Cheever levou 163 alunos para uma sala de aula, pediu-lhes que ficassem sentados sem falar, trabalhar ou usar o celular e, em seguida, avaliou a ansiedade deles na hora seguinte. Embora os usuários leves de smartphones não tenham demonstrado nenhuma mudança, os usuários moderados experimentaram um alarme inicial que se estabilizou, e aqueles acostumados a verificar seus telefones durante todo o dia sentiram sua ansiedade aumentar imediatamente e continuar a aumentar. Como podemos acalmar a ansiedade e, assim, evitar a distração? Quando falo com alunos, pais, professores e líderes empresariais, recomendo três estratégias - todas elas envolvem afastar-se da tecnologia às vezes para recuperar o foco. Primeiro, use princípios comportamentais para se afastar de seus dispositivos digitais. Permita-se verificar todos os modos de comunicação eletrônica, mas depois desligue tudo e silencie seu telefone. Defina um alarme para 15 minutos e, quando ele tocar, dê a si mesmo um minuto para fazer um check-in tecnológico. Repita esse processo até que o senhor se sinta confortável em aumentar seu tempo fora da rede para uma hora ou várias horas. Uma segunda estratégia é inspirada na pesquisa de Nathaniel Kleitman, que estabeleceu que nossos cérebros funcionam em ciclos de descanso-atividade de 90 minutos não apenas quando dormimos, mas também quando estamos acordados. Portanto, o senhor deve fazer uma pausa para recarregar a cada hora e meia, especialmente se estiver fazendo várias tarefas com a tecnologia, o que torna o cérebro excessivamente ativo. Até mesmo uma caminhada de 10 minutos na natureza é suficiente para ter um efeito calmante. O senhor também pode ouvir música, ver arte, fazer exercícios ou meditar. Tente o senhor mesmo! Faça o download destes exercícios para combater a distração. Por fim, mantenha a tecnologia fora de seu quarto. A National Sleep Foundation (NSF) e a Mayo Clinic observaram que o uso de dispositivos LED emissores de luz azul é prejudicial ao sono - um período crítico que consolida o que o senhor aprendeu durante o dia, enquanto remove informações inúteis e os subprodutos tóxicos das atividades neuronais diárias. A NSF recomenda que o senhor se abstenha de ver material digital uma hora antes de dormir, enquanto a Mayo Clinic sugere escurecer as telas usadas à noite, mantê-las a 14 polegadas do seu rosto e removê-las do quarto quando estiver pronto para dormir. O objetivo é bloquear a liberação de neurotransmissores que energizam o cérebro e, em vez disso, promover a produção de melatonina, que permite que o senhor descanse. Convenci Marco a se desconectar periodicamente e, ao usar a tecnologia, fazer pausas para recarga. Ele começou a fazer pequenas caminhadas fora do escritório e a guardar o telefone na gaveta da cozinha à noite. Em um mês, ele conseguiu ignorar seus dispositivos em intervalos de meia hora e se sentiu mais feliz e com mais energia, além de mais atento e produtivo. Embora recorramos à tecnologia para acalmar nossas ansiedades, uma overdose dela apenas as exacerba. Para quebrar o ciclo, precisamos limitar o uso de nossos dispositivos. Só assim poderemos recuperar nossa capacidade de concentração. Combater fogo com fogo por Alexandra Samuel Devido a todas as maneiras pelas quais a tecnologia impõe demandas ao nosso tempo, esquecemos que as ferramentas digitais devem, na verdade, facilitar nossa vida. E, se usadas corretamente, elas podem. Em minhas duas décadas pesquisando como as pessoas usam a tecnologia, aprendi que não só é possível combater fogo com fogo, como é essencial. "Desligar" simplesmente não é uma solução sustentável na era digital; com tanto trabalho, comunicação e socialização sendo realizados em telas, poucos de nós podem se dar ao luxo de ficar off-line durante partes significativas do dia de trabalho (ou mesmo à noite e nos fins de semana). Uma pesquisa recente da Tata Communications mostrou que as pessoas nos EUA, na Europa e na Ásia passam, em média, mais de cinco horas por dia na Internet, e 64% se preocupam quando não têm acesso. Tiffany Sauder, fundadora e presidente da Element Three, uma agência de branding e marketing, conhece o desafio que a conectividade sempre ativa representa para um executivo de uma empresa em crescimento. Depois de obter um sucesso estrondoso em 2011 e conseguir um contrato de retenção com um grande cliente, ela estava pronta para criar uma identidade pública mais forte para a empresa e para si mesma. Ela sabia que precisava começar a usar o Twitter, mas desenvolver uma presença na mídia social parecia um grande trabalho para alguém que já estava sobrecarregada com as mensagens que chegavam até ela todos os dias. "O e-mail era um pesadelo", diz ela. "Parecia que eu trabalhava para minha caixa de entrada e não para mim mesma." Leitura adicional Trabalhe de forma mais inteligente com a mídia social Livro de comunicação Alexandra Samuel 20.00 Adicionar ao carrinho Salvar Compartilhar O problema de Tiffany não era a tecnologia, mas o uso que ela fazia dela. Como muitos executivos que vejo, ela não estava explorando ferramentas criadas para tornar as comunicações on-line tão focadas e produtivas quanto possível. O primeiro passo é abandonar o mito de "manter-se atualizado" - a crença de que o senhor será capaz de processar todos os seus e-mails, ler tudo o que é importante na mídia e enviar postagens bem pensadas para suas redes sem falhar. Em vez disso, suas metas devem ser classificar e limitar as informações que recebe e simplificar o trabalho de ler, responder e compartilhar o que é importante. Por exemplo, poucos e-mails precisam de atenção imediata e algumas notícias do setor simplesmente não são relevantes para o seu trabalho. Pode ser um desafio restringir o que entra em sua caixa de entrada; a maioria das pessoas que aconselhei tem medo de perder alguma coisa. No entanto, quando começam a filtrar o ruído e o trabalho pesado, elas descobrem que são mais eficientes na comunicação com clientes e colegas, mantendo-se informadas sobre suas áreas e construindo seus perfis sociais, tudo isso com investimentos de tempo relativamente modestos. O e-mail pode ser uma das maiores distrações. Se você sempre tem um acúmulo de mensagens na sua caixa de entrada ou se é tão diligente em responder às mensagens que parece não conseguir encontrar tempo para o resto do trabalho, então automatizar pelo menos parte do trabalho oferece grandes benefícios. O Outlook, o Gmail e a maioria das outras ferramentas importantes de e-mail permitem que o senhor defina regras e filtros para garantir que apenas as mensagens mais essenciais cheguem imediatamente. O senhor pode direcionar automaticamente as mensagens menos urgentes para outras pastas e analisá-las posteriormente. Os tipos de e-mails que o senhor provavelmente não precisa ver imediatamente incluem boletins informativos, recibos de compras, avisos internos da empresa, alertas de mídia social, mensagens nas quais o senhor é apenas copiado e até mesmo solicitações de reunião (se elas aparecerem no seu calendário e puderem ser revisadas lá). Lembre-se de que essas mensagens não estão desaparecendo - elas estão em pastas esperando para serem lidas quando for conveniente para o senhor. Reserve uma hora para isso todos os dias ou semanas, dependendo do conteúdo. Filtrar seu e-mail facilitará e agilizará a triagem e a revisão das mensagens que chegarem à sua caixa de entrada. E se estiver preocupado com a possibilidade de uma mensagem importante passar despercebida, você sempre pode dar uma olhada periódica em tudo o que recebeu (selecione "All Mail" (Todos os e-mails) no Gmail ou pesquise em seu e-mail a letra "a" para ver uma exibição abrangente). As ferramentas de automação podem agilizar o processo de decidir o que chama sua atenção. Quando se trata de consumo de notícias, a automação oferece as mesmas recompensas. A maioria de nós se sintoniza com uma grande variedade de veículos, líderes de pensamento e conversas, mas se estiver procurando em toda a Internet ou examinando muitas publicações ou artigos de mídia social com os quais não deveria se preocupar, estará perdendo tempo. Em vez disso, faça com que as informações mais relevantes cheguem até o senhor usando um aplicativo leitor de notícias, como o feedly (minha principal recomendação, pois funciona tanto em computadores quanto em dispositivos móveis), Flipboard ou Reeder. O senhor pode seguir ou se inscrever em suas fontes de notícias, blogs e discussões de tópicos favoritos para reunir os itens mais pertinentes em um só lugar. Em seguida, reserve um horário específico - uma vez por dia ou até mesmo algumas vezes por semana - para lê-los. O senhor obterá os maiores ganhos com essa abordagem se for muito específico quanto aos tipos de artigos que chegam até você. Para configurar um feed de artigos personalizado, por exemplo, experimente diferentes combinações de palavras-chave, hashtags e operadores em um mecanismo de busca (como "produtividade E #automação") e, em seguida, transforme seus resultados em um ou mais feeds RSS (really simple syndication). Nem todos os serviços de pesquisa oferecem feeds RSS, e alguns os tornam um pouco difíceis de encontrar, mas assim que tiver os URLs dos que criou, poderá copiá-los para o seu aplicativo leitor de notícias. Lembre-se de que não pode e não precisa ler tudo; o senhor está procurando histórias e percepções significativas em sua área, além de um pouco de conteúdo extra que lhe dê algo novo para pensar e algo exclusivo para compartilhar. E quanto à sua produção digital? Curtir, favoritar e twittar ajudam a construir sua credibilidade profissional e a despertar novos relacionamentos, mas manter essa presença on-line exige muito tempo. É por isso que aconselho executivos sobrecarregados a automatizar pelo menos parte do trabalho. Uma maneira fácil é usar o leitor de notícias que o senhor configurou. A maioria desses aplicativos oferece opções de um clique para postar no Twitter, LinkedIn e Facebook. Mas é ainda mais eficiente usar uma ferramenta como Hootsuite, Buffer ou Social Inbox, que permitem que o senhor acesse várias redes em um só lugar e programe postagens com antecedência. Depois de configurar um sistema como esse, o senhor pode criar uma semana de atualizações em menos de uma hora. Ao ler as histórias em seu leitor de notícias, basta colocar itens que valham a pena na fila para serem publicados, acrescentando comentários conforme necessário. Essa extensão natural e de baixo esforço de sua leitura garante que o senhor tenha uma presença diária confiável nas mídias sociais, mesmo quando não tiver tempo para procurar os links compartilháveis mais recentes. Hoje, Tiffany está colhendo os benefícios da automação. Ela conta com os filtros do Gmail para separar os boletins informativos de marketing e as notificações das mídias sociais dos itens obrigatórios, de modo que, quando verifica seu e-mail durante o dia, pode se concentrar nas mensagens mais importantes. Ela separa alguns períodos da semana para se atualizar e usa o Social Inbox para enviar postagens com base no que encontra nos boletins informativos do setor. Ela não está mais trabalhando para sua caixa de entrada; ela recuperou as horas noturnas para si mesma; e a Element Three está prosperando. A automação não pode eliminar a distração digital, mas pode ajudar o senhor a lutar contra ela. Filtros de e-mail, leitores de notícias, agendadores de postagens e outras ferramentas podem agilizar significativamente o processo de decidir o que chama sua atenção. Isso o ajudará a se sentir menos sobrecarregado e mais capaz de se concentrar em suas tarefas mais importantes, no trabalho ou em casa, on-line ou off-line.

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Resumo.

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