Colaborando bem em grandes equipes globais

As firmas de serviços profissionais que buscam ajudar as empresas a lidar com as demandas da globalização enfrentam um desafio difícil, pois os consultores com o conhecimento especializado necessário para tratar de questões sofisticadas estão, na maioria das vezes, distribuídos por toda a empresa e em todo o mundo. Isso dificulta a colaboração. A colaboração global gera custos de coordenação significativos: cronogramas incompatíveis podem levar a atrasos no projeto, mal-entendidos culturais ou linguísticos podem gerar retrabalho não faturável e falhas tecnológicas podem causar perda de prazos. Nenhum assunto transnacional é realmente rotineiro porque cada um envolve a coordenação de profissionais com diferentes suposições e formas de trabalho. Trabalhar à distância é tão complicado porque afeta a maneira como nos sentimos e pensamos. Por um lado, pode promover o pensamento "nós e eles ", ou seja, pode nos levar a agrupar nossos colegas em categorias em vez de vê-los como indivíduos. Esse atalho cognitivo crítico nos ajuda a simplificar nosso ambiente cada vez mais complexo. Mas ele também tem consequências ruins, pois tendemos a ver as pessoas do nosso grupo de forma mais positiva e as do nosso grupo externo de forma mais negativa. É por isso que a alteridade de nossos colegas distantes é reforçada diariamente e em muitas dimensões. Falar por videoconferência com um colega de outro país, que fala com sotaque, apresenta valores culturais diferentes e só está disponível por duas horas do seu dia normal de trabalho faz com que essa pessoa pareça um mundo à parte. Como se isso não fosse ruim o suficiente, trabalhar a distância também limita a quantidade de informações que temos sobre nossos colegas. Quando trabalhamos no mesmo escritório que nossos colegas, podemos perceber, interpretar, incorporar e aproveitar uma grande quantidade de informações ao tentarmos dar sentido às nossas experiências diárias. Se conhecermos a posição de alguém na hierarquia de poder do escritório, os outros projetos que competem por seu tempo e atenção ou suas motivações subjacentes, poderemos entender melhor suas ações. Por mais que queiramos negar, até mesmo informações que talvez não consideremos relevantes - vida pessoal, humor ou até mesmo o clima - desempenham um papel importante. Todos nós sabemos que ter um trajeto triplicado devido ao mau tempo ou estar sem dormir por causa de uma criança doente afeta nosso dia. Infelizmente, barreiras na forma de distância, tempo, cultura, idioma e tecnologia impedem a comunicação dessas informações, criando o que Catherine Cramton chamou de problema do conhecimento mútuo. Ao interagir com colegas distantes, falta-nos uma grande porcentagem das informações de que dependemos para colaborar de forma eficaz. Para piorar a situação, esses dois problemas se reforçam mutuamente. Não compartilhamos tantas informações com nosso grupo externo, mas quanto menos informações tivermos sobre eles, mais os veremos como eles. Esses resultados são exatamente o oposto do que almejamos. Mas eles acontecem tão naturalmente que geralmente não os identificamos no momento, especialmente quando nossas equipes estão concentradas exclusivamente nos resultados, sem levar em conta a dinâmica interpessoal. No entanto, apesar das dificuldades da colaboração global, existem algumas maneiras de evitar as armadilhas comuns e, ao mesmo tempo, oferecer um serviço excepcional entre fronteiras. Concentre-se nos pontos em comum: O problema com o pensamento "nós e eles" é que nos concentramos em nossas diferenças em detrimento de nossas semelhanças, mas é igualmente fácil inverter o foco. Destacar as coisas que temos em comum com nossos colegas distantes é a melhor maneira de reduzir o problema. Entre os pontos em comum, o mais importante deve ser o objetivo compartilhado. Lembre a sua equipe de seu objetivo compartilhado e distribuído. Faça uma discussão aberta sobre a questão: Por que estamos trabalhando em diferentes regiões geográficas? Relembre à equipe por que o senhor optou por colaborar com colegas em outro local - seja para atender melhor aos clientes globais, para fornecer uma solução mais completa, para aproveitar o conhecimento disperso ou uma combinação dos itens acima - e certifique-se de que todos tenham os mesmos objetivos. Reconheça sua interdependência para atingir seus objetivos. Junte a discussão acima com: Por que meu sucesso depende de meus colegas distantes? Reforce esse dia a dia procurando oportunidades para lembrar a sua equipe da dependência que ela tem de outros locais. Se o senhor não tiver uma resposta pronta para nenhuma das perguntas, deve repensar se os benefícios de uma equipe global superam os custos. Mas se o senhor tiver uma resposta, essa discussão fará com que os membros da equipe se concentrem no objetivo comum e na interdependência, transformando nós e eles em nós. Simetrize as informações: O foco nos pontos em comum, no entanto, só o levará até certo ponto, pois todos os dias as assimetrias de informações entre os locais servem como um lembrete constante das diferenças entre os escritórios. Infelizmente, não há solução mágica. A única maneira de combater essas assimetrias é trabalhar duro para combatê-las. As colaborações globais eficazes têm processos e procedimentos projetados que forçam o compartilhamento de informações entre os locais. Agende reuniões regulares e pontos de contato para compartilhar informações relacionadas a tarefas. É importante que essas reuniões sejam regulares, em vez de serem feitas de acordo com a necessidade, porque muitas vezes não reconhecemos quando o conhecimento que temos é necessário para nossos colegas distantes. Reserve um tempo para compartilhar também as atualizações pessoais. Embora seja tentador descartar essas atividades como irrelevantes ou uma perda de tempo, especialmente quando estamos sob pressão, elas são vitais. Lembre-se de que o trabalho global é contrário a milhões de anos de evolução como animais sociais que aproveitam o conhecimento que temos dos outros para colaborar de forma eficaz. Para resolver o problema do conhecimento mútuo, são necessárias atividades que muitas vezes parecem forçadas ou artificiais, como programar um tempo para interação espontânea ou investir em tecnologias para criar um bebedouro virtual. Essas atividades também criam experiências compartilhadas que aumentam a sensação de um nós compartilhado. Equipe a equipe com os recursos certos. Nossa tendência natural é pedir ajuda às pessoas que conhecemos bem, mesmo que elas não sejam ideais para o trabalho. Essa inclinação é ainda mais forte quando a pressão sobre o desempenho aumenta os riscos psicológicos de um trabalho. No entanto, o esforço para ter os verdadeiros especialistas na equipe, em vez de recorrer àqueles que são conhecidos, mas menos competentes, acabará compensando. O ideal é pensar de forma mais ampla do que apenas o conhecimento puro do conteúdo: o colaborador perfeito para uma questão internacional é aquele que também tem inteligência cultural suficiente para operar em uma equipe global. Faça um tour virtual para fornecer contexto. Quanto mais o senhor e seus colegas de equipe distantes souberem sobre o ambiente de cada um, melhor poderão entender o comportamento um do outro. No início de um projeto, dê a cada pessoa apenas alguns minutos para compartilhar um pouco de seu contexto. Não o nome, o cargo e o número de série, mas os elementos de seu ambiente que provavelmente afetarão sua capacidade de colaborar com eficiência. Kai, um sócio de um escritório de advocacia internacional, compartilhou uma abordagem útil: Comecei a trabalhar em uma questão com um sócio em Nova York e sabia que ele e eu teríamos várias videoconferências tarde da noite - ou de manhã cedo. Por isso, dediquei cinco minutos para apresentar a ele um resumo dos meus espaços de trabalho. A TI não demorou muito, mas me concentrei nas coisas que tinham maior probabilidade de interromper as chamadas futuras: meu co-advogado em um grande litígio tributário, meu assistente ocasionalmente ansioso demais e - quando trabalhava em meu escritório em casa - meu cachorro. Era muito mais fácil lidar com as interrupções quando elas surgiam, porque ele as esperava. Seja uma rápida panorâmica de uma webcam ou uma apresentação verbal, o objetivo é ajudar seus colegas distantes a entender o ambiente em que o senhor está trabalhando. A colaboração global eficaz, como todos sabemos, é muito difícil. Mas se o senhor investir tempo e esforço para promover artificialmente as coisas que são gratuitas quando trabalhamos pessoalmente, será muito mais fácil conseguir isso.

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