Cómo elevar su presencia en una reunión virtual

En estos tiempos difíciles, hemos hecho que varios de nuestros artículos sobre el coronavirus sean gratuitos para todos los lectores. Para recibir todo el contenido de HBR en su buzón de entrada, suscríbase al boletín Daily Alert. Incluso antes de que comenzara la crisis del COVID-19, el 5,3% de los estadounidenses -más de 8,2 millones de personas- trabajaban desde casa, según un informe del Censo de EE.UU. de 2018. Y con el brote convirtiendo a más trabajadores de oficina en empleados que trabajan desde casa, las videoconferencias se están convirtiendo en algo más rutinario para una amplia gama de propósitos empresariales, desde reuniones de personal a sesiones de intercambio de ideas o anuncios importantes. Pero las tácticas de comunicación que funcionan bien entre colegas en una sala de conferencias pueden no traducirse sin problemas a cuadrantes al estilo Brady-Bunch en la pantalla de un ordenador. El profesor de comportamiento organizativo Andy Molinsky recomienda ver las reuniones virtuales como "un contexto totalmente diferente, no simplemente como una reunión en persona o una clase en una pantalla." Lecturas complementarias Coronavirus: Liderazgo y recuperación Liderazgo y gestión de personas Libro 22.95 Añadir a la cesta Ahorre Compartir Para elevar tanto su punto de vista como su presencia en una reunión virtual de Zoom, Skype o similar, no sólo es necesario aplicar tácticas favorables a las videoconferencias, sino también desengañarse de ideas erróneas potencialmente perjudiciales sobre este medio. Para que su impacto sea real cuando su presencia sea virtual, tenga en cuenta estas seis recomendaciones: 1. Céntrese en su cámara, no en sus colegas Todo entrenador de presentaciones le dirá que el contacto visual directo es una forma vital de reforzar su punto de vista. En una videoconferencia, esto significa mirar a la cámara de vídeo, no a las caras sonrientes de Marcia, Greg, Cindy, Peter, Jan y Bobby. Hablar a un frío círculo negro no le resultará natural ni cómodo -como humanos, estamos entrenados para mirar a las personas con las que hablamos-, pero sepa que los artistas y los políticos llevan décadas haciéndolo. Es un reto centrarse en su cámara durante toda una reunión -especialmente mientras otros hablan- pero sepa que aumenta el impacto de sus puntos cuando mira profundamente al punto. Practique mirar a su cámara durante las videoconferencias cuando hable, incluso durante breves momentos. Cuanto más la utilice, más cómodo se sentirá con ella. 2. Mantenga una voz fuerte Siempre aconsejo a mis alumnos y clientes que utilicen una voz más alta de lo habitual porque, además de ser audibles, las voces fuertes transmiten autoridad, credibilidad y confianza. Este concepto es tan válido en las conferencias virtuales como en las reales. Así que, aunque esté utilizando un micrófono externo o interno y, por tanto, se sienta tentado a hablar a un volumen de conversación, mantenga una voz fuerte y clara como si estuviera en una gran sala de conferencias. Utilizar una voz fuerte también evitará que murmure y que hable demasiado rápido debido a la cantidad de respiración necesaria. 3. Encuadre bien La proximidad desempeña un papel importante en la forma en que el público le percibe como comunicador. Cuanto más lejos o más tapado aparezca, menos atractivo resultará. En una videoconferencia, su cabeza y la parte superior de sus hombros deben dominar la pantalla. Si su cabeza está cortada por arriba o por abajo, está demasiado cerca. Si todo su torso está a la vista, está demasiado lejos. Si sólo está a la vista la mitad de su cabeza, ajuste la cámara. Tenga también en cuenta su fondo. Las salas desordenadas hacen que los comunicadores parezcan desorganizados. Los elementos de distracción desviarán la atención de usted. Busque un entorno en el que el fondo sea sencillo y refleje su profesionalidad. La preparación es fundamental, así que tómese su tiempo antes de la reunión para elegir su ubicación y poner su cabeza completamente en el encuadre para asegurarse de que está mostrando su mejor cara. 4. Esté presente y atento En una reunión convencional, los participantes suelen ser muy conscientes de su presencia. Pero en una videoconferencia en la que usted está en silencio (y quizá en pijama), es fácil olvidar que le siguen observando. Puede tener la tentación de consultar su correo electrónico o atender a otras tareas, pero la multitarea es peligrosa porque no querrá que le pillen desprevenido si le hacen una pregunta repentina. Incluso si no necesita participar plenamente en la reunión, su reputación profesional puede resentirse si da la impresión de que no está prestando atención. Así que cierre esas otras ventanas, ponga el teléfono boca abajo y recuerde que siempre está "en cámara". Dado que en una reunión virtual es menos consciente de las señales sociales, también es importante que sea consciente de cuánto tiempo y con qué frecuencia habla, si interrumpe a otras personas y si hace algún comentario que pueda ofender a alguien presente pero fuera de su vista. Mi consejo: No se considere "en casa". Considérese "en el trabajo". Su comportamiento puede seguirle. 5. No se convierta en su propia distracción En una reunión en directo, nunca tendrá que preocuparse por hablar mientras está en silencio, por el molesto ruido ambiente o por las interferencias de mascotas y niños. Pero todos estos son escollos habituales de las reuniones virtuales, y pueden sabotear rápidamente su objetivo. Su trabajo consiste en asegurarse de que le recuerden por lo que hizo bien, no por lo que salió mal, así que sea consciente del poder que tiene tanto sobre su entorno virtual como sobre el físico. Empiece por entrenarse para permanecer en silencio siempre que no esté hablando y desactive el silencio sólo cuando hable. Mantenerse en silencio le permite silenciar tanto los ruidos repentinos como los ruidos rutinarios de los que puede no ser consciente, como el tic-tac de un reloj de pared, el chasquido de su tecleo o incluso su propia respiración. Desactivar el silencio le permite, obviamente, hablar, pero -lo que quizá sea más importante- le evita estar en el extremo receptor del embarazoso estribillo de un colega: "¡Estás en silencio!". Asegúrese también de apagar la cámara cuando esté haciendo algo que le distraiga visualmente, como trasladarse a otra habitación o comer. (Beber no distrae mucho, pero masticar es otra historia). Por último, si niños bulliciosos (o mascotas) quieren participar en su llamada, sus colegas probablemente se reirán o se identificarán, así que no se preocupe ni se avergüence de las distracciones espontáneas. Sin embargo, si tiene que hacer una presentación importante, procure que alguien los supervise en otra habitación, lejos de la tentación de su presencia, o al menos cree una actividad absorbente para ellos. La crianza de los hijos y la presentación no pueden tener lugar simultáneamente, y los mensajes verdaderamente importantes requieren no sólo toda la atención de sus colegas, sino también la suya. 6. Utilice la ventana de chat como su compañera Considere la ventana de chat no sólo como una plataforma de debate, sino como un apéndice de presentación. Cuando haga referencia a un artículo o a un documento compartido, póngale un enlace en el chat. Si usted dirige la reunión, ponga un enlace al orden del día en el chat. Cuando otros estén hablando, responda con apoyo o preguntas en el chat. La ventana de chat es una oportunidad única en las reuniones virtuales para elevar su presencia, añadir dimensiones a sus ideas y demostrar que está plenamente presente. Tanto si lleva años participando en reuniones virtuales como si acaba de empezar este mes, es importante que se dé cuenta de que una videoconferencia no es sólo una conferencia por vídeo: es una experiencia interactiva totalmente nueva, que requiere adaptar su perspectiva, sus hábitos y sus tácticas para que le resulte eficaz. Si nuestro contenido le ayuda a hacer frente al coronavirus y a otros retos, considere la posibilidad de suscribirse a HBR. La compra de una suscripción es la mejor forma de apoyar la creación de estos recursos.

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Resumen.

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