Habilidades de productividad que le ayudarán a recuperar tiempo

Todos estamos ocupados, muy ocupados. Tenemos facturas que pagar, una hipoteca que atender, niños que cuidar y, por supuesto, plazos de trabajo que cumplir. Todos estos compromisos nos dejan poco tiempo para nosotros mismos y para cultivar relaciones significativas con los demás. Pero la buena noticia es: Cuando decimos que tenemos poco tiempo, lo que realmente queremos decir es que tenemos pocas decisiones. Y eso es algo que podemos cambiar. La mayoría de nosotros somos increíblemente cuidadosos con la forma en que gastamos nuestro dinero. Pero cuando se trata de nuestro tiempo, apenas le damos importancia. Decimos que sí a todo tipo de peticiones sin sentido de nuestro tiempo; tratamos todo como urgente; asistimos a reuniones sin sentido; nos negamos a delegar trabajo por miedo a que la calidad se vea comprometida; nos pasamos el día atados a nuestras bandejas de entrada y a nuestros smartphones; y seguimos realizando obstinadamente tareas que una máquina podría hacer por nosotros. Sin embargo, a diferencia del dinero, el tiempo no se puede recuperar. Es fácil obtener un sentimiento de identidad o estatus del ajetreo, pero ¿para qué sirve en última instancia? Como señaló la enfermera de cuidados paliativos Bronnie Ware en su libro Los cinco mayores remordimientos de los moribundos, uno de los mayores remordimientos que tenía la gente en su lecho de muerte era que habían trabajado demasiado. Centro Insight La era de la creación de empleo Patrocinado por Upwork Diseñe el trabajo que desea. El primer paso para unirse a los nuevos ricos -aquellos que utilizan su tiempo sabiamente y, por tanto, se permiten el lujo de disponer de más tiempo libre- es creer en la paradoja de que en realidad podemos hacer más cosas en menos tiempo, como escribí en "The Case for the 6-Hour Workday". Negarse a creer esto es resignarse a una vida de mirar pantallas durante once horas al día. Es su elección. Si elige recuperar su tiempo, he aquí cómo empezar: 1. Automatice Hoy en día se pueden automatizar todo tipo de tareas. Lamentablemente, muy pocos empresarios y ejecutivos aprovechan la multitud de herramientas asequibles y sencillas, pero eficaces, que existen en el mercado. He aquí una instantánea no exhaustiva de lo que puede automatizarse: Legal: Extracción de datos, revisión de contratos Ventas: Generación de prospectos, nutrición de prospectos, desarrollo de propuestas, preparación de reuniones, inteligencia de clientes, inteligencia de competidores Marketing: Plantillas de correo electrónico y sindicación de contenidos de marketing, reutilización de contenidos, distribución de contenidos IT: Copias de seguridad de datos, gestión de redes, mantenimiento de PC, creación de cuentas, transferencia de archivos, extracción de datos RRHH: Programación de nóminas, reclutamiento de candidatos Desarrollo/programación: Scripts para copiar archivos y realizar acciones repetitivas, optimización de imágenes Atención al cliente: Encuestas y cuestionarios, consultas de clientes Herramientas que puede empezar a utilizar hoy mismo: Gestión de flujos de trabajo: Zapier.com, IFTTT.com Publicación en redes sociales: Buffer y HootSuite Programación de citas: Calendly.com Reutilización de contenidos: Repurpose.io 2. Externalice Las tareas orientadas a procesos que no pueden automatizarse deberían, como mínimo, delegarse o subcontratarse. Si se trata de una tarea de bajo riesgo, repetible y no compleja que otra persona puede hacer por usted por una fracción de su tarifa por hora, ¿por qué sigue haciéndola? En un episodio del popular podcast Joe Rogan Experience, el fundador de AngelList, Naval Ravikant, sugirió fijarse una tarifa por hora a la que aspirar y atenerse a ella. "Nunca haga nada con su tiempo por menos de esa cantidad, ya sea asistir a una reunión o devolver un paquete de Amazon... Si tengo que devolver algo y cuesta menos que mi tarifa horaria personal, lo regalo". Después de haber trabajado con cientos de empresarios, a menudo les muestro la siguiente tabla, creada por el autor Perry Marshall, y les pregunto: "¿Qué porcentaje de su tiempo dedica a tareas que valen 10 dólares la hora?" ¿Su trabajo vale 10 dólares la hora o 10.000 dólares la hora? ¿Cómo emplea realmente su tiempo? Tareas de 10 $ por hora Tareas de 100 $ por hora Tareas de 1.000 $ por hora Tareas de 10.000 $ por hora Haciendo recados Resolver un problema para un cliente potencial o existente Planificar y priorizar su día Mejorar su propuesta única de venta Hablar con clientes potenciales no cualificados Hablar con un cliente potencial cualificado Negociar con un cliente potencial cualificado Crear nuevas y mejores ofertas Llamadas en frío Escribir un correo electrónico a clientes o clientes potenciales Construir su embudo de ventas Reposicionar su mensaje y posición Construir y arreglar cosas en su sitio web Crear pruebas y experimentos de marketing Evaluar pruebas y experimentos de marketing Ejecutar ideas brillantes "surgidas de la nada Hacer informes de gastos Gestión de campañas de pago por clic Creación de campañas de pago por clic Negociar acuerdos importantes Trabajar los "medios sociales" como lo hace la mayoría de la gente Trabajar bien en los medios sociales (poco frecuente) Hacer "social media" con extrema competencia (esto es muy raro) Vender a clientes y grupos de alto valor Limpiar, clasificar Externalizar tareas sencillas Delegar tareas complejas Seleccionar a los miembros del equipo Asistir a reuniones Seguimiento de clientes Redactar textos de ventas Hablar en público Fuente: "80/20 Ventas y marketing", por Perry Marshall © HBR.org "Más o menos la mitad de mi tiempo" es la respuesta habitual. Cuando presiono a la gente para que subcontrate, responden sin un ápice de ironía: "¡No tengo tiempo para eso!". Hay que dedicar tiempo para ganar tiempo, pero al igual que el interés compuesto, a largo plazo, ahorrará exponencialmente más tiempo del que invierte. "¡Pero si sólo me lleva unos minutos al día hacerlo!". Incluso una tarea que le lleve 5 minutos al día, 5 veces al día, suma 15 días laborables al año, sin tener en cuenta siquiera los costes de cambio cognitivo. Para externalizar más tareas de poco valor, pruebe herramientas como: Recados cotidianos: GetMagic.com, TaskRabbit.com Tareas creativas y asistentes virtuales: Upwork.com, Freelancer.com 3. Utilice la comunicación asíncrona "Es un mal necesario". Éstas fueron las palabras de un antiguo directivo mío en un importante banco australiano. Había preguntado por qué 12 personas tenían que estar presentes en reuniones periódicas de tres horas de duración cuando 10 de ellas no tenían más de cinco minutos cada una para hacer aportaciones que merecieran la pena. No era un mal necesario, simplemente era ineficaz e improductivo. Esta falta de responsabilización y la tendencia a externalizar la rendición de cuentas mediante reuniones de varias personas y de varias horas de duración y senderos de correos electrónicos de "responder a todo" deja estancada la productividad de la empresa y baja la moral de los empleados. Un enfoque mejor es la filosofía de "me pondré a ello cuando me venga bien" que está en la base de la comunicación asíncrona. La realidad es que la mayoría de las cosas no requieren una respuesta inmediata, y que las reuniones no deben utilizarse simplemente para comunicar información; para eso tenemos el correo electrónico y la mensajería instantánea. Si se justifica una discusión, intente programar reuniones más cortas, en incrementos de 15 o 30 minutos, en lugar de la hora obligatoria que sigue siendo la norma en la mayoría de las organizaciones hoy en día. Y si no es necesario celebrar una reunión (normalmente no lo es), pruebe una de estas herramientas de comunicación asíncrona: Mensajes instantáneos: Slack, Facebook Workplace, Microsoft Teams Gestión de proyectos: Asana, Trello, Basecamp, Airtable Pausa de correo electrónico y sitios web: Inbox Pause, Blocksite 4. Deje de tratar todas las decisiones como grandes decisiones Es difícil hablar de comunicación asíncrona sin referirse a lo que Jeff Bezos, de Amazon, denomina decisiones de Tipo 1 y Tipo 2: Las decisiones de tipo 1 son grandes, peliagudas, irreversibles y de alto riesgo. Las decisiones de tipo 2 son reversibles. Si mete la pata, puede enmendarla sin que se haya causado demasiado daño, si es que se ha causado alguno. La mayoría de nuestras decisiones son decisiones de tipo 2, y deben tomarse rápidamente. Cuantas menos decisiones se traten como decisiones de Tipo 1, menos tiempo se comerá con reuniones y comunicaciones. 5. Pruebe a agrupar tareas La multitarea es un mito, y cambiar de tarea nos deja improductivos y agotados, pero eso no significa que no podamos agrupar tareas. Katherine Milkman, economista conductista de la Wharton School de la Universidad de Pensilvania, acuñó el término "agrupación de tentaciones". Se refiere a agrupar las cosas que quiere hacer con las que necesita hacer, para ayudarle a crear hábitos positivos. Supongamos que mi fisioterapeuta me pide que incorpore 30 minutos de entrenamiento de movilidad a mi día, tres veces por semana. Podría hacerlo de forma aislada, o podría combinarlo con algo que me apetezca hacer como ver un documental en YouTube, o incluso coger una llamada por el altavoz. Si ponemos menos excusas e invertimos el tiempo necesario para diseñar nuestro trabajo y nuestra vida personal, no sólo podremos unirnos a los nuevos ricos, sino que podremos cultivar una vida más significativa y menos lamentable. Como dijo el filósofo estoico romano Séneca: "La vida es larga si sabes aprovecharla".

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Resumen.

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