Habilidades de produtividade para ajudar o senhor a ganhar tempo de volta

Estamos todos ocupados - muito ocupados. Temos contas para pagar, uma hipoteca para pagar, filhos para cuidar e, é claro, prazos de trabalho para cumprir. Todos esses compromissos nos deixam com pouco tempo significativo para nós mesmos e para cultivar relacionamentos significativos com outras pessoas. Mas a boa notícia é que: Quando dizemos que temos falta de tempo, o que realmente queremos dizer é que temos falta de decisões. E isso é algo que podemos mudar. A maioria de nós é extremamente cuidadosa com relação a como gastamos nosso dinheiro. Mas quando se trata de nosso tempo, quase não pensamos duas vezes. Dizemos sim a todos os tipos de solicitações absurdas de nosso tempo; tratamos tudo como urgente; participamos de reuniões sem sentido; recusamo-nos a delegar trabalho por medo de que a qualidade seja comprometida; passamos os dias presos às nossas caixas de entrada e aos nossos smartphones; e continuamos obstinadamente a realizar tarefas que uma máquina poderia fazer por nós. No entanto, ao contrário do dinheiro, o tempo não pode ser recuperado. É fácil obter um senso de identidade ou status com a agitação, mas, afinal, para que serve? Como a enfermeira de cuidados paliativos Bronnie Ware observou em seu livro The Top Five Regrets of the Dying (Os Cinco Maiores Arrependimentos dos Moribundos), um dos maiores arrependimentos que as pessoas tinham em seus leitos de morte era o fato de terem trabalhado demais. Centro de Insight A era da criação de empregos Patrocinado pela Upwork Crie o trabalho que o senhor deseja. O primeiro passo para se juntar aos novos ricos - aqueles que usam seu tempo com sabedoria e, portanto, têm o luxo de ter mais tempo livre - é acreditar no paradoxo de que podemos realmente fazer mais em menos tempo, como escrevi em "The Case for the 6-Hour Workday". Recusar-se a acreditar nisso é resignar-se a uma vida de olhar para telas durante onze horas por dia. A escolha é do senhor. Se o senhor decidir recuperar seu tempo, veja como começar: 1. Automatize Hoje em dia, todos os tipos de tarefas podem ser automatizadas. Infelizmente, pouquíssimos empreendedores e executivos de negócios estão tirando proveito da grande quantidade de ferramentas acessíveis e simples, porém eficazes, disponíveis no mercado. Aqui está um resumo não exaustivo do que pode ser automatizado: Jurídico: Mineração de dados, revisão de contratos Vendas: Geração de leads, nutrição de leads, desenvolvimento de propostas, preparação de reuniões, inteligência de clientes, inteligência de concorrentes Marketing: Modelos de e-mail e distribuição de conteúdo de marketing individualizado, reaproveitamento de conteúdo, distribuição de conteúdo TI: backups de dados, gerenciamento de rede, manutenção de PCs, criação de contas, transferências de arquivos, extração de dados RH: agendamento de folha de pagamento, recrutamento de candidatos Desenvolvimento/programação: Scripts para copiar arquivos e executar ações repetitivas, otimização de imagens Suporte ao cliente: Pesquisas e questionários, consultas de clientes Ferramentas que o senhor pode começar a usar hoje mesmo: Gerenciamento de fluxo de trabalho: Zapier.com, IFTTT.com Publicação em mídias sociais: Buffer e HootSuite Agendamento de compromissos: Calendly.com Reaproveitamento de conteúdo: Repurpose.io 2. Terceirização As tarefas orientadas por processos que não podem ser automatizadas devem, no mínimo, ser delegadas ou terceirizadas. Se for uma tarefa de baixo risco, repetível e não complexa, que outra pessoa pode fazer para o senhor por uma fração do valor da sua taxa horária, por que o senhor ainda a faz? Em um episódio do popular podcast Joe Rogan Experience, o fundador da AngelList, Naval Ravikant, sugeriu que o senhor estabelecesse um valor por hora que fosse uma aspiração e se mantivesse fiel a ele. "Nunca faça nada com seu tempo por menos do que esse valor - seja participando de uma reunião ou devolvendo um pacote da Amazon... Se eu tiver que devolver algo e custar menos do que minha taxa horária pessoal, eu o darei." Tendo trabalhado com centenas de empreendedores, costumo mostrar a eles a tabela abaixo, criada pelo autor Perry Marshall, e perguntar: "Que porcentagem do seu tempo o senhor gasta em tarefas que valem US$ 10 por hora?" Seu trabalho vale US$ 10 por hora ou US$ 10.000 por hora? Como o senhor realmente está gastando seu tempo? Tarefas de US$ 10 por hora Tarefas de US$ 100 por hora Tarefas de US$ 1.000 por hora Tarefas de US$ 10.000 por hora Fazer recados Resolver um problema para um cliente em potencial ou existente Planejar e priorizar o seu dia Melhorar sua proposta de venda exclusiva Conversar com clientes potenciais não qualificados Falar com um cliente potencial qualificado Negociar com um cliente potencial qualificado Criar ofertas novas e melhores Ligações frias Escrever um e-mail para clientes potenciais ou clientes Criar seu funil de vendas Reposicionamento de sua mensagem e posição Construir e corrigir coisas em seu website Criação de testes e experimentos de marketing Julgar testes e experimentos de marketing Executar ideias brilhantes "do nada" Fazer relatórios de despesas Gerenciar campanhas de pagamento por clique Criação de campanhas de pagamento por clique Negociar grandes negócios Trabalhar com a "mídia social" da maneira que a maioria das pessoas faz Trabalhar bem com a mídia social (isso é raro) Fazer mídia social com extrema competência (isso é muito raro) Vender para clientes e grupos de alto valor Limpeza, classificação Terceirização de tarefas simples Delegar tarefas complexas Selecionar membros da equipe Participação em reuniões Acompanhamento de clientes Redação de textos de vendas Falar em público Fonte: "80/20 Sales and Marketing", de Perry Marshall © HBR.org "Cerca de metade do meu tempo" é a resposta usual. Quando pressiono as pessoas a terceirizar, elas respondem sem um pingo de ironia: "Não tenho tempo para fazer isso!" É preciso gastar tempo para ganhar tempo, mas, como nos juros compostos, a longo prazo, o senhor economizará exponencialmente mais tempo do que investiu. "Mas eu só preciso de alguns minutos por dia para fazer isso!" Até mesmo uma tarefa que leva 5 minutos por dia, 5 vezes por dia, soma 15 dias de trabalho por ano, sem considerar os custos de mudança cognitiva. Para terceirizar mais tarefas de baixo valor, experimente ferramentas como Recados do dia a dia: GetMagic.com, TaskRabbit.com Tarefas criativas e assistentes virtuais: Upwork.com, Freelancer.com 3. Use a comunicação assíncrona "É um mal necessário." Essas foram as palavras de um ex-gerente meu em um importante banco australiano. Eu havia perguntado por que 12 pessoas precisavam estar presentes em uma reunião periódica de três horas, quando 10 delas não tinham mais do que cinco minutos de contribuições válidas para fazer. A TI não era um mal necessário, era apenas ineficiente e improdutiva. Essa falta de responsabilidade e a tendência de terceirizar a prestação de contas por meio de reuniões com várias pessoas, que duram várias horas, e de e-mails que respondem a tudo deixam a produtividade da empresa estagnada e o moral dos funcionários em baixa. Uma abordagem melhor é a filosofia "Vou fazer isso quando me for conveniente", que está no centro da comunicação assíncrona. A realidade é que a maioria das coisas não exige uma resposta imediata e que as reuniões não devem ser usadas apenas para comunicar informações; para isso, temos o e-mail e as mensagens instantâneas. Se uma discussão for necessária, tente agendar reuniões mais curtas, com intervalos de 15 ou 30 minutos, em vez da hora obrigatória que ainda é o padrão na maioria das organizações atualmente. E se não for necessário fazer uma reunião (geralmente não é), experimente uma dessas ferramentas de comunicação assíncrona: Mensagem instantânea: Slack, Facebook Workplace, Microsoft Teams Gerenciamento de projetos: Asana, Trello, Basecamp, Airtable Pausar e-mails e sites: Inbox Pause, Blocksite 4. Pare de tratar todas as decisões como grandes decisões É difícil falar sobre comunicação assíncrona sem fazer referência ao que Jeff Bezos, da Amazon, chama de decisões de Tipo 1 e Tipo 2: As decisões do Tipo 1 são grandes, complicadas, irreversíveis e de alto risco. As decisões do Tipo 2 são reversíveis. Se o senhor errar, pode corrigir o erro sem causar muito dano, se é que causou algum. A maioria de nossas decisões são do Tipo 2 e devem ser tomadas rapidamente. Quanto menos decisões forem tratadas como decisões do Tipo 1, menos tempo será consumido com reuniões e comunicações. 5. Tente agrupar as tarefas A multitarefa é um mito, e a troca de tarefas nos deixa improdutivos e exaustos, mas isso não significa que não possamos agrupar tarefas. Katherine Milkman, economista comportamental da Wharton School da Universidade da Pensilvânia, criou o termo "agrupamento de tentações". A TI se refere ao agrupamento de coisas que o senhor quer fazer com coisas que precisa fazer, para ajudá-lo a criar hábitos positivos. Digamos que meu fisioterapeuta tenha me pedido para incorporar 30 minutos de treinamento de mobilidade em meu dia, três vezes por semana. Eu poderia fazer isso isoladamente ou combiná-lo com algo que eu queira fazer, como assistir a um documentário no YouTube ou até mesmo atender a uma ligação no viva-voz. Ao inventar menos desculpas e investir o tempo necessário para projetar nosso trabalho e nossa vida pessoal, não apenas podemos nos juntar aos novos ricos, mas também podemos cultivar uma vida mais significativa e menos lamentável. Como disse o filósofo estoico romano Sêneca, "A vida é longa se o senhor souber como usá-la".

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Resumo.

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