A transformação digital eficaz depende de uma linguagem compartilhada

Empresas de todo o mundo estão adotando a transformação digital - o uso de recursos tecnológicos novos (ou já existentes) - como meio de trabalhar melhor com seus clientes, distanciar-se de (ou acompanhar) seus concorrentes e conectar vários aspectos de seus negócios. Mas, para ter sucesso nessa empreitada - ou mesmo para simplesmente obter o máximo de sua tecnologia atual - elas precisam se livrar de um fardo pesado: o débito técnico. Simplificando, o débito técnico ocorre quando o senhor escolhe uma solução imperfeita de curto prazo que exigirá uma correção mais substancial posteriormente, e inclui sistemas díspares, software adicional para acomodá-los e esforço adicional para contorná-los. Como a dívida técnica é o resultado de atalhos - escolher soluções rápidas em vez de um investimento de longo prazo -, ela causa muitos problemas aqui e agora. TI acrescenta um enorme atrito sempre que as pessoas precisam coordenar o trabalho entre silos. Há também a despesa contínua com a troca de dados entre sistemas; os custos não quantificáveis associados à lentidão de seus sistemas, quer o senhor esteja no meio da transformação digital ou respondendo à ação de um concorrente; e o preço que o senhor terá de pagar para redesenhar e simplificar os sistemas. E a dívida técnica e seus custos aumentam com o tempo. À primeira vista, os executivos podem descartar a dívida técnica como sendo da alçada de seus departamentos de TI. No entanto, essa conclusão camufla a causa principal do problema. Na verdade, o débito técnico decorre da forma como as empresas estão estruturadas e como os departamentos desenvolvem seus próprios sistemas e linguagens para realizar seu trabalho. A dívida técnica aumenta à medida que os departamentos adotam uma linguagem comercial cada vez mais díspar e incorporam essa linguagem em seus sistemas. Para reduzi-lo, as empresas precisam primeiro estabelecer e aderir rigorosamente a uma linguagem comum pequena e bem pensada. Uma dinâmica insidiosa A dívida técnica cresce em três etapas simples. Primeiro, as sementes da dívida técnica são plantadas à medida que as empresas crescem, mudam e inovam, levando naturalmente as equipes e os departamentos a desenvolver e adotar uma linguagem comercial nova e cada vez mais especializada para ajudá-los a realizar seu trabalho com eficiência. Isso pode não ter sido um grande problema quando a empresa era pequena - ou quando a comunicação entre os departamentos era feita de pessoa para pessoa - mas, com o tempo, uma barreira linguística cresceu, tornando extremamente difícil o compartilhamento de dados entre os departamentos. Para ilustrar esse ponto, considere que "cliente" significa coisas distintas para diferentes departamentos: para o marketing, significa "cliente potencial qualificado", para vendas, significa "a pessoa com autoridade de compensação" e, para finanças, é "quem quer que seja responsável pelo pagamento da conta". Observe que, no contexto de toda a empresa, o cliente tem três funções legítimas diferentes, enquanto cada departamento se concentra em apenas uma. É claro que esses esforços ajudam cada departamento a fazer seu trabalho. No entanto, com o tempo, torna-se cada vez mais difícil para os departamentos trabalharem juntos. Em segundo lugar, para automatizar seu trabalho, os departamentos usam bancos de dados, sistemas de computador e aplicativos, que empregam modelos de dados e bancos de dados para capturar e bloquear a linguagem comercial de seus usuários. Embora a automação possa ajudar cada departamento a aumentar a eficiência, ela também pode fazer com que a empresa acabe tendo vários bancos de dados diferentes, em nível de departamento, que não se comunicam muito bem entre si. Em particular, cada departamento usa a função que vê para "cliente" em seus bancos de dados departamentais. Um resultado visível desse problema é que a gerência não consegue obter uma resposta clara para "quantos clientes temos?". Em terceiro lugar, as pessoas têm muito trabalho para acomodar os sistemas díspares: Os departamentos comerciais desenvolvem soluções alternativas e a TI cria interfaces personalizadas para conectar esses sistemas. Essas medidas aumentam a complexidade, embora, sem elas, os sistemas simplesmente não funcionariam. A totalidade dessa dívida técnica - os sistemas díspares, o software adicionado para acomodá-los e o trabalho adicional realizado para contorná-los - continuará a crescer até que as empresas ergam algumas barreiras para impedir o crescimento irrestrito da linguagem díspar. A solução está na linguagem comum A única maneira comprovada de resolver esse problema é intervir na primeira etapa, por meio de uma linguagem comum. Isso pode parecer uma tarefa assustadora - afinal, as empresas têm milhares de termos em seus vocabulários. A boa notícia é que, ao se concentrar primeiro em um pequeno subconjunto de termos que se alinham com os principais conceitos que unem a empresa, a tarefa se torna gerenciável. Nossa experiência mostra que não mais do que 150 desses conceitos são suficientes para transformar a empresa inteira. Um projeto de transformação menor, como a inclusão de um aplicativo voltado para o cliente, pode exigir apenas meia dúzia. Lembre-se do exemplo acima, em que "cliente" significava coisas diferentes para pessoas diferentes. O segredo para resolver o conflito está em reconhecer e esclarecer os conceitos subjacentes: Primeiro, trate "prospects", "signatários" e "pagadores responsáveis" não como coisas tangíveis, mas como papéis desempenhados por uma ou mais pessoas ou grupos de pessoas (por exemplo, organizações). Vá um pouco além, definindo uma "parte" como "uma pessoa ou organização de interesse para a empresa". Aproveite a flexibilidade que isso permite, atribuindo às partes quantas funções forem necessárias para o negócio. Com essa abordagem, um banco de dados único e compartilhado pode dar suporte a marketing, vendas, finanças e qualquer outra pessoa em toda a empresa que lide com "partes". Por exemplo, uma parte importante tanto para o marketing quanto para o setor financeiro é tanto um cliente potencial quanto um pagador responsável. Isso permite que a empresa aposente os sistemas departamentais, minimize as soluções alternativas e elimine a necessidade de interfaces com o cliente, o que, por sua vez, reduz o débito técnico. Dentro de seus departamentos, as equipes de marketing, vendas e finanças não veem diferenças. Separar as partes e as funções que elas desempenham facilitará muito a comunicação quando o senhor trabalhar em outros departamentos. Observe também que a coleta de dados resultante é muito mais rica, pois descreve o conjunto completo de relacionamentos entre as partes e a empresa. E conjuntos de dados ricos preparam o terreno para a ciência de dados avançada e para a transformação digital adicional. Não subestime o esforço necessário Como me disse Len Silverston, consultor da Universal Mindful e líder em ajudar as empresas a desenvolver uma linguagem compartilhada, "a linguagem comum e os modelos de dados fornecem uma arquitetura que orienta o desenvolvimento tecnológico posterior". Mas desenvolver esses conceitos subjacentes, chegar a um acordo sobre eles e usá-los daqui para frente é um trabalho árduo. TI exige uma liderança comprometida e uma poderosa coalizão de pessoas com diversas habilidades. Em particular, é essencial que haja um gerente de negócios muito sênior , com autoridade, seriedade e nível para chamar a atenção para a necessidade de uma linguagem comum, vender o caso de negócios, definir a direção, fornecer recursos, alinhar os outros e recrutá-los para contribuir. Para enfatizar esse ponto, aqueles que estão liderando um determinado esforço de transformação podem se sentir tentados a repetir os erros citados acima, argumentando que investir em uma linguagem comum atrasará seu trabalho. É possível, mas se o senhor não fizer isso, as transformações posteriores ficarão ainda mais lentas. É necessário um líder muito sênior para avaliar as compensações. Para desenvolver a linguagem comum necessária, esse líder sênior também deve reunir e gerenciar uma equipe diversificada para realizar o trabalho, incluindo Pensadores conceituais que possam descobrir os principais conceitos citados acima. Redatores habilidosos e experientes em negócios que possam colocar esses conceitos em uma linguagem precisa e de fácil compreensão. Negociadores que conseguem resolver diferenças entre vários grupos. Agentes de mudança que convencem os outros a adotar a linguagem comum. Arquitetos e técnicos que possam instanciar a linguagem resultante em sistemas. Talvez o modelo de uso da linguagem comum para reduzir o débito técnico seja a Aera Energy LLC, uma empresa de energia sediada na Califórnia, nos Estados Unidos. Formada a partir de uma fusão, a Aera se viu sobrecarregada com centenas de sistemas legados não integrados e práticas inconsistentes de gerenciamento de informações. Uma grande aquisição, um ano após a fusão, agravou ainda mais o problema. Alguns anos depois, a Aera implementou um sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP), que proporcionou alguma integração e novas funcionalidades. Mas a empresa ainda tinha centenas de sistemas legados. A liderança da Aera reconheceu que a situação estava ficando cada vez mais insustentável e que era necessária uma linguagem comum para resolver os problemas subjacentes. A Aera precisou de apenas 53 conceitos centrais para capturar a essência de seus negócios. Esses conceitos formaram o coração das arquiteturas de dados, aplicativos e tecnologia de longo prazo, permitindo que a Aera substituísse centenas de sistemas ao longo de vários anos e adicionasse novos recursos. (Divulgação completa: Hay, Yonke e Zachman contribuíram para esse esforço). Uma linguagem comum bem pensada e bem implementada é um bom investimento. Os 53 termos da Aera serviram de base para a transformação dos sistemas de transações, a criação de um data warehouse empresarial abrangente para dar suporte a novos relatórios, análises e outros recursos, a incorporação de campos de petróleo e gás recém-adquiridos, o tratamento de novas regulamentações, o redesenho de processos de negócios e a realização de reorganizações - tudo isso sem adicionar dívida técnica. Ao planejar a transformação digital da sua empresa, é fácil se distrair com a nova tecnologia de que o senhor precisará. Mas não se esqueça de que o objetivo é fazer mais com os dados que o senhor tem - e isso não pode acontecer a menos que todos os seus dados estejam falando a mesma língua.

A transformação digital eficaz depende de uma linguagem compartilhada

Resumo.

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