Cómo escribir de forma concisa

Tanto si ha vuelto a la oficina como si sigue trabajando a distancia, es probable que este año se haya encontrado en más de una reunión que podría haber servido de inspiración para uno de esos memes de "he sobrevivido a otra reunión que debería haber sido un correo electrónico". Pero probablemente también haya leído más de un correo electrónico este año que debería haber sido... un correo electrónico más corto. Si tiene algo complicado que decir, siempre debe tomarse el espacio necesario para decirlo. Pero cuando su prosa es innecesariamente prolija y repetitiva, pone a prueba a sus lectores al pedirles que centren su atención en averiguar lo que está diciendo en lugar de pensar en lo que está diciendo. En esos casos, es hora de editar. Aunque pueda parecer contrario a la intuición, escribir algo largo suele llevar menos tiempo que escribir algo más corto. Un ejemplo: El primer borrador de este artículo tenía 500 palabras más que la versión que está leyendo. Ya en 1690, John Locke captó este reto en "Un ensayo relativo al entendimiento humano", del que señaló que "para confesar la verdad, ahora soy demasiado perezoso o estoy demasiado ocupado para hacerlo más corto". Es difícil sacar tiempo suficiente para escribir con eficacia. Pero incluso cuando sólo disponga de unos minutos para editar, puede probar estas tres estrategias para reducir su prosa. 1. Elimine las palabras que no aporten nada a su frase. Muchos documentos de trabajo están lastrados por las siguientes palabras: en general, básicamente, en realidad, más o menos, realmente, virtualmente, totalmente, esencialmente, completamente, prácticamente, literalmente y simplemente. Estamos (literalmente) tan acostumbrados a (sólo) escribir estas palabras que podemos (realmente) encontrar que nuestra escritura suena (totalmente) extraña sin ellas. Pero (generalmente) una vez que se acostumbra a cortar estas palabras, (realmente) no las echará de menos. Si una de estas palabras es esencial para el significado de su frase, ¡consérvela! Pero si no, déjela. Para decidir si la palabra debe quedarse o irse, hágase estas preguntas: ¿Qué aporta la palabra a su frase? Si la suprime, ¿pierde algo su frase? Si la mantiene, ¿diluirá su mensaje? Considere este ejemplo: Debido a que la pandemia sobrecargó por completo nuestros hospitales, tuvimos que reconsiderar esencialmente el papel de la telesalud en nuestro sistema médico. Para decidir si quiero mantener ese "completamente" y ese "esencialmente", puedo preguntarme qué añaden esas palabras a mi frase. ¿La pandemia puso "completamente" a prueba a nuestros hospitales? ¿Pueden estar más sobrecargados que sólo... sobrecargados? ¿Hay alguna diferencia entre "reconsiderar" y "esencialmente reconsiderar"? ¿Y si quiero sugerir que nos replanteamos el papel de la telesalud, pero no nos lo replanteamos todo? ¿Ayuda esencialmente a aclarar ese punto? En realidad, no. Decir que tuvimos que reconsiderar no implica que tuviéramos que reconsiderarlo todo, así que esencialmente no ayuda. En este caso, no puedo defender ni el "completamente" ni el "esencialmente". En lugar de añadir algo a mi frase, diluyen mi mensaje haciéndolo menos directo. Entonces, ¿debería conservar alguna vez una de esas palabras? Consideremos este ejemplo: Cuando queremos cambiar de proveedor, generalmente contratamos a una empresa externa para que investigue nuestras opciones. ¿Qué pretendemos conseguir con "generalmente" ahí? Si lo suprimimos, ¿perderemos algo? Si lo que quiere decir es que "generalmente" hacemos esto, pero en algunos casos no lo hacemos, entonces puede que quiera mantener el "generalmente". Pero una mejor solución puede ser reescribir la frase para dejar más claro ese punto: Cuando queremos cambiar de proveedor, contratamos a una empresa externa para que investigue nuestras opciones, a menos que uno de nuestros socios ya haya investigado a los proveedores. Conclusión: Conserve las palabras que necesita; recorte o sustituya las que no necesita. 2. Recorte el solapamiento. Como descubrimos lo que pensamos escribiendo, a menudo nos repetimos a medida que nos acercamos a la mejor versión de nuestras ideas. Considere este ejemplo de mi primer borrador de este artículo: Cuando averiguamos lo que pensamos, tendemos a repetirnos. A veces volvemos a decir lo mismo porque no hemos descubierto lo que queremos decir. En la primera frase, expongo mi punto de vista. (Nos repetimos.) En la segunda frase desarrollo ese punto añadiendo el vínculo causal. (Nos repetimos porque no hemos averiguado lo que queremos decir.) Cuando revisé, pude hacer ese vínculo causal en la primera frase y cortar la repetición: Como averiguamos lo que pensamos escribiendo, a menudo nos repetimos en los primeros borradores. La frase revisada tiene casi la mitad de longitud (16 palabras) que las frases solapadas originales (29 palabras). Para encontrar frases solapadas en sus documentos, pruebe a resaltar las repeticiones mientras edita. He aquí un ejemplo: Nuestros actuales problemas de personal se han visto agravados por una combinación de bajos salarios y el aumento del coste de la vivienda. Como para los empleados se ha vuelto más caro alquilar o comprar viviendas en nuestras ciudades objetivo, no podemos atraer a empleados con nuestros salarios actuales, lo que provoca dificultades de personal. (52 palabras) En la primera frase, el autor está haciendo una afirmación: No podemos encontrar personal porque no estamos pagando lo suficiente a la gente para que viva en nuestra zona. En la segunda frase, el autor repite esa afirmación pero añade nuevos detalles. Los costes de la vivienda han subido para los inquilinos y los compradores en nuestras ciudades objetivo. Si combinamos las ideas de ambas frases, acabamos con esta oración Nuestros actuales problemas de personal se han visto agravados por la combinación de los bajos salarios y el encarecimiento de la vivienda para inquilinos y compradores en nuestras ciudades objetivo. (27 palabras) Esta nueva versión es mucho más corta. 3. En lugar de decirnos lo que va a hacer en una frase, simplemente hágalo. Considere estas dos frases: A continuación le propongo tres pasos que deberíamos dar para mejorar nuestro proceso de incorporación. (15 palabras) Deberíamos dar tres pasos para mejorar nuestro proceso de incorporación. (10 palabras) Cuando leemos la primera frase, nuestra atención se centra en el escritor, que está a punto de ofrecernos algo, más que en las recomendaciones para el proceso de incorporación. Tiene sentido que los escritores incluyan este tipo de comentarios cuando redactan un documento. Estamos pensando en lo que hacemos, y por eso contamos a nuestros lectores lo que hacemos. Pero sus lectores no necesitan necesariamente seguir el viaje que usted hizo mientras redactaba el documento. Sólo necesitan saber dónde acabó usted. He aquí otro ejemplo, basado en una de las frases que hemos visto antes: Quiero señalar que nuestros problemas actuales de personal se han visto agravados por una combinación de salarios bajos y el aumento del coste de la vivienda para inquilinos y compradores en nuestras ciudades objetivo. Los lectores sabrán que usted señala los problemas de personal porque es el autor del documento que menciona esos problemas de personal. No pierde información importante si corta esas primeras palabras y empieza con "Nuestros actuales problemas de personal...". No es el fin del mundo si utiliza una palabra innecesaria de vez en cuando, escribe alguna frase superpuesta de vez en cuando o nos dice lo que está haciendo en una frase antes de hacerlo. Pero las palabras de más suman. Si se acostumbra a utilizar estas estrategias, su escritura será más breve y nítida.

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Resumen.

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