Como brilhar quando o senhor é colocado na berlinda

Em 2017, um gerente de produtos de uma empresa de tecnologia - vamos chamá-lo de Gabe - teve um aumento na carreira que foi ao mesmo tempo emocionante e estressante. Seu software começou a vender rapidamente, fazendo com que sua unidade de negócios se expandisse significativamente. Em vez de gerenciar uma equipe pequena, ele agora liderava centenas de funcionários. Mas ele não se sentia à vontade com o aumento da visibilidade e das exigências de desempenho do trabalho. Além de ter que fazer várias apresentações para grandes públicos todos os anos, ele tinha que falar informalmente com um grupo diversificado de clientes, prospects, parceiros e líderes importantes em reuniões e eventos. Embora Gabe tenha conseguido melhorar sua apresentação de comentários planejados e demonstrações de produtos com treinamento e prática, ele ainda tinha dificuldades com as conversas improvisadas que sua nova função exigia e começou a perder o sono preocupado com elas. Ele sabia que era esperado que falasse fluente e inteligentemente de improviso, mas não se sentia preparado para isso. Talvez o senhor se reconheça na história de Gabe. As pesquisas mostram que o medo de falar em público é comum - assusta muitos de nós mais do que altura, insetos, cobras ou voar. Entretanto, embora a maioria de nós se esforce muito para brilhar nas apresentações e discursos para os quais podemos nos preparar, damos menos atenção ao desafio igualmente assustador - e mais comum - da comunicação espontânea, que pode ter um impacto ainda maior no sucesso da carreira. Se tiver que responder a uma pergunta de um chefe ou cliente, se tiver que fazer um brinde ou uma apresentação inesperada, se quiser dar um feedback no momento a um colega ou se precisar se socializar em uma reunião informal, o senhor deve aprender não apenas a sobreviver à situação, mas a aproveitá-la como uma oportunidade de se destacar, impressionar os outros e progredir em direção às suas metas. Felizmente, como vi em minhas duas décadas de trabalho com clientes corporativos e alunos de MBA, qualquer pessoa pode se tornar boa em falar espontaneamente. Ao contrário das suposições populares, o senhor não precisa ser extrovertido ou inerentemente charmoso para se comunicar de forma eficaz quando for colocado no lugar certo. O senhor só precisa aprender habilidades, táticas e comportamentos específicos. Aqui estão algumas dicas. Evite a resposta padrão Uma maneira infalível de se sair mal com seu público - ou de não causar nenhuma impressão - é recorrer a respostas convencionais ao falar de improviso. Por exemplo, quando o CEO passa por você no corredor e pergunta: "Como vai?", o senhor diz: "Bem, obrigado" ou aproveita a oportunidade para fazer um comentário memorável? Quando um colega lhe diz que uma reunião com um cliente não foi bem, o senhor responde: "É o que é" ou oferece uma sugestão útil? Quando lhe pedem para fazer uma apresentação pública, o senhor simplesmente assinala as funções no currículo da pessoa ou conta uma história sobre como essa pessoa agregou valor à equipe? Embora as respostas padrão possam poupá-lo do constrangimento de tentar pensar em algo significativo para dizer, elas o impedem de se conectar com os outros de maneiras que poderiam ser mais genuínas, apropriadas, criativas e produtivas. Uma abordagem melhor é invocar analogias ou referências compartilhadas que possam ajudá-lo a envolver os ouvintes. Certa vez, trabalhei com Catherine, uma vice-presidente sênior de vendas, que, nos jantares da empresa, era frequentemente convidada a homenagear um membro da equipe ou a apresentar um novo contratado. Ela havia desenvolvido uma maneira de realizar essa tarefa em menos de um minuto: dar o nome e o cargo da pessoa, dizer uma palavra rápida sobre o que ela fazia e como isso beneficiaria a organização e desejar felicidades à pessoa. Essa abordagem era organizada e concisa, mas também era impessoal, excessivamente formal e não era memorável. Catherine e eu trabalhamos juntos para abrir sua fala espontânea e, ao mesmo tempo, mantê-la estruturada. Introduzimos alguns elementos novos: Comece com uma referência oportuna escolhida na hora ou pouco antes do evento - algo nas notícias, talvez, ou uma ocasião corporativa da qual todos tenham participado anteriormente - para reunir o público. Em seguida, o senhor pode falar um pouco mais sobre o impacto da pessoa, relacionando-o a algo em sua própria carreira ou contando uma história. Por exemplo: "Estou muito animado com a nova iniciativa de vendas da Sarah. A TI me lembra o que fazíamos quando comecei a trabalhar na organização, há 10 anos. Acho que vamos ter muito sucesso com ela". Isso permitiu que Catherine criasse laços mais fortes com seus colegas e, ao mesmo tempo, fosse mais memorável. Muitos começaram a agradecê-la por seus comentários - muitas vezes dias ou semanas depois de tê-los feito. Mas saiba que menos é mais Ao trabalhar para não ser breve e estéril em sua fala espontânea, tome cuidado para não ir muito longe na direção oposta. Para muitas pessoas, o desejo de parecer inteligente e evitar silêncios incômodos muitas vezes leva à verbosidade. Elas se esquecem de que, como disse Shakespeare, "a brevidade é a alma da inteligência". Para encontrar o equilíbrio certo, comece identificando rapidamente um objetivo de comunicação (mudar mentes, prompt de ação, construir relacionamento) e, em seguida, considere o que os ouvintes já sabem sobre o tópico. Ter um objetivo claro aliado à consciência do seu público restringirá seu foco, para que o senhor possa priorizar o que dizer e escolher as palavras exatas com mais sabedoria. Em seguida, desafie-se a transmitir sua mensagem da forma mais concisa e eficaz possível. Depois de tentar transmitir seu ponto de vista inicial, faça uma pausa antes de acrescentar uma história ou uma ideia. Pergunte a si mesmo: " Eu já consegui chegar ao meu ponto? Posso terminar agora? É claro que o senhor pode levar a brevidade longe demais, deixando conceitos ou argumentos mal definidos e omitindo piadas, histórias ou ilustrações que poderiam manter o público envolvido. A melhor maneira de encontrar o ponto ideal de comunicação é analisar o que o senhor já fez no passado. Se alguém gravou suas observações improvisadas, assista ao vídeo, ouça o áudio ou leia a transcrição para ver o que o senhor poderia ter deixado de fora (ou acrescentado). Se não houver registro do que o senhor disse, tente se lembrar e considere onde poderia ter sido mais conciso. Peça feedback às pessoas com quem o senhor estava falando. Tente examinar suas mensagens de texto, e-mail ou Slack para ver se o senhor tende a ser muito loquaz (ou muito conciso) e faça os ajustes necessários. Gracia Lam Outro cliente meu, Devin, foi informado por seu chefe que suas respostas durante as partes de perguntas e respostas das reuniões virtuais da prefeitura tendiam a ser longas. Quando assistimos às gravações, notamos que ele frequentemente começava uma resposta reafirmando a pergunta, que o público já havia ouvido. Ele também usava muito jargão corporativo e repetia pontos-chave algumas vezes de maneiras ligeiramente diferentes. Devin trabalhou para mudar isso, praticando com exemplos de perguntas geradas por um chatbot de IA e gravando suas respostas. Em pouco tempo, ele conseguiu reduzir o tamanho das perguntas em 25% ou 30% sem sacrificar a qualidade e a utilidade das respostas. Atreva-se a ser monótono Uma grande parte do motivo pelo qual falar de improviso parece tão desafiador é o desejo de sempre dizer a coisa certa, da maneira certa e na hora certa. Mas isso só leva a uma autoavaliação e crítica excessivas, consumindo energia mental preciosa, aumentando o estresse e impedindo que o senhor se envolva de forma dinâmica, fluida e autêntica no momento. Em vez disso, reconheça que não existe uma única maneira "correta" de responder a uma pergunta, dar feedback, dar as boas-vindas a um colega ou levantar um brinde - apenas abordagens melhores ou piores. Não se preocupe em impressionar os outros, pois as demonstrações de competência e autenticidade são impressionantes por si só. Costumo aconselhar as pessoas a seguirem uma máxima da comédia de improviso: "Ouse ser sem graça". Ou seja, não sinta que o senhor precisa fazer uma apresentação de destaque. Assim como a melhor comédia vem da verdade, a melhor comunicação vem de ser real. Outra diretriz popular também se aplica aqui: "Não deixe que o perfeito seja inimigo do bom". Os ouvintes estão mais aptos a confiar e aprovar o senhor quando fala como um ser humano e não como um ator ou um robô. Por exemplo, as pesquisas mostram que o discurso mais eficaz inclui o uso moderado de complementos como "um" e "ah". Portanto, quando o senhor precisar falar espontaneamente, diga ao seu crítico interior para ficar quieto. Volte a concentrar sua atenção nos ouvintes. A tentativa de atender às necessidades deles tirará o foco mental de si mesmo, aliviando parte da pressão que o senhor sente. Permita-se experimentar, cometer erros e aprender durante interações espontâneas. Evite tentar memorizar ou acumular explicações ou respostas que o senhor acha que pode precisar. Isso só aumentará suas chances de tropeçar quando o senhor esquecer ou for forçado a sair do roteiro. Micah, um aluno meu, tinha medo de que suas contribuições em sala de aula fossem vistas como inadequadas ou bobas. Para evitar o constrangimento, ele planejou e ensaiou os pontos que queria expor. Mas como estava sempre tentando se lembrar deles e encontrar o momento certo para usá-los, ele ficava preocupado e não conseguia tirar o máximo proveito das discussões. Com minha ajuda, ele se concentrou em relaxar e silenciar seu crítico interno. Ele começou a oferecer mais ideias, às vezes formadas de maneira imperfeita, e em apenas algumas semanas ficou menos ansioso e mais confiante. Ele - e o restante da classe - apreciou o diálogo que suas contribuições ajudaram a desencadear. Ouça tão bem quanto o senhor fala A maioria das pessoas fica obcecada com o que dizer durante encontros improvisados. O senhor deveria fazer o oposto: concentrar-se em ouvir para poder entender melhor as necessidades e os interesses do momento de seus parceiros de conversa e responder com mais eficiência. Recomendo que o senhor considere "espaço, ritmo e graça", que ouvi de meu colega de Stanford, Collins Dobbs, em meu podcast Think Fast, Talk Smart. Primeiro, dê a si mesmo espaço para processar as informações. Parafrasear ou fazer perguntas abertas de acompanhamento pode ajudar a confirmar sua compreensão e dar mais tempo para pensar sobre sua resposta. Em segundo lugar, diminua a velocidade e concentre-se em estar presente. Mantenha contato visual e observe os sinais não verbais, além das palavras faladas. (Seu colega olha constantemente para o relógio? A inflexão vocal dela corresponde às emoções expressas?) Terceiro, esteja ciente e seja sensível à forma como os outros estão se apresentando e em que contexto. Assuma uma intenção positiva e demonstre compaixão. O tom de uma reunião de liderança de alto risco será diferente do tom de uma atualização virtual de rotina. Ouça não apenas as outras pessoas, mas também sua voz interior, que o guiará na comunicação empática e fará os ajustes necessários à medida que for avançando. Ao aumentar sua consciência situacional e interpessoal, o senhor pode entender melhor as reações dos outros, ler nas entrelinhas e ser mais gentil em suas respostas. Gabe praticou essas técnicas - e isso compensou. Em um determinado momento, quando sua equipe se fundiu com outra, ele teve que ajudar a orientar vários novos gerentes e responder às suas perguntas e preocupações na hora. Um deles perguntou com que rapidez ele estava planejando lançar um determinado produto. Ao ouvir atentamente o que foi dito e como foi dito, Gabe percebeu que o cronograma era menos importante para o gerente do que a segurança no emprego: Esse gerente e outros que se juntaram à equipe estavam trabalhando exclusivamente no produto e estavam preocupados com a possibilidade de ficarem sem emprego após o lançamento. Assim, quando Gabe respondeu, ele também detalhou as novas ofertas nas quais essas pessoas trabalhariam em seguida, deixando todos tranquilos. Organize seus pensamentos Ao fazer apresentações formais, a maioria das pessoas dá a elas uma estrutura lógica e agradável que os membros da plateia podem seguir facilmente. Mas poucos de nós organizamos adequadamente nossos pensamentos em situações improvisadas. Talvez presumamos que é impossível fazer isso na hora. Ou talvez pensemos que o excesso de estrutura nos fará parecer rígidos - o oposto de espontâneos. Mas quantas vezes o senhor já se deparou com pessoas cujas respostas sinuosas e difíceis de seguir fizeram com que o senhor olhasse com saudade para a saída? Os melhores oradores mantêm o interesse do público demonstrando conexões entre pontos, ideias ou exemplos específicos. A adesão a uma estrutura aumenta a compreensão, o envolvimento emocional e a retenção. A TI pode aguçar seu pensamento, forçando-o a se concentrar apenas nos pontos essenciais. Algumas pessoas comparam pensamentos estruturados com listas. As listas podem ser enfadonhas ou confusas. Considere a possibilidade de criar uma história com começo, meio e fim, na qual as ideias são ligadas de forma lógica e natural. Ter algumas estruturas simples prontas pode ajudar em qualquer situação espontânea. (Consulte a barra lateral "Estrutura em ação".) Uma das minhas favoritas é útil em tantas situações que a chamo de "canivete suíço" das estruturas. A TI tem três partes: O quê? E daí? e E agora? Primeiro, o senhor apresenta um argumento, um produto, uma ideia ou um ponto de vista. Em seguida, explique como isso é relevante para seu público. Por fim, transmita as próximas etapas, como ações em potencial, aplicações de novos conhecimentos ou planos futuros. Estrutura em ação Aqui estão quatro situações de fala espontânea que o senhor pode encontrar, juntamente com as estruturas que pode usar para cada uma delas. Essas não são as únicas maneiras de estruturar respostas fortes de improviso, mas são um ponto de partida. Apresentando uma ideia ou um produto Estrutura: Problema, solução, benefício Primeiro, discuta um desafio, um ponto problemático ou uma questão. Em seguida, apresente um produto, uma oferta, uma ideia ou uma ação que resolveria o problema. Conclua descrevendo as vantagens relevantes que resultariam disso. Exemplo: O senhor está tentando obter apoio para um novo sistema de gerenciamento de recursos do cliente (CRM). "A satisfação com o produto está caindo devido à nossa incapacidade de rastrear e lidar rapidamente com reclamações e solicitações de produtos de clientes, parceiros e nossa equipe de campo. Um sistema de CRM nos permitiria visualizar facilmente o status de qualquer problema levantado e encaminhá-lo para a equipe apropriada. Isso deve reduzir nosso tempo de resposta pela metade e, ao mesmo tempo, nos ajudar a priorizar futuras correções." Como responder a alguém que pede sua opinião na hora Estrutura: Comparação, contraste, conclusão Primeiro, articule como as ideias, abordagens, produtos ou argumentos envolvidos são semelhantes. Em seguida, discuta as diferenças entre eles. Depois, chegue a uma conclusão e apresente uma justificativa. Exemplo: O senhor está oferecendo uma opinião sobre duas propostas para construir a base de clientes. "As propostas de Bob e Tina se concentram em aumentar a participação no mercado visando a grupos inexplorados por meio de um aplicativo de telefone. Tina quer que busquemos estudantes universitários e pessoas recém-chegadas ao mercado de trabalho; Bob quer que comercializemos para grupos de afinidade. Qualquer uma das abordagens conquistará clientes, mas prefiro a estratégia de Tina por dois motivos: É mais fácil atingir estudantes universitários e novos funcionários, e é provável que eles sejam mais experientes em tecnologia e estejam abertos a usar um aplicativo." Respondendo a perguntas Estrutura: Resposta, exemplo detalhado, relevância Primeiro, responda à pergunta de forma clara e simples, de preferência em uma frase. Em seguida, ofereça uma ilustração ou um exemplo que sustente sua resposta. Em seguida, descreva a relevância de sua resposta para os ouvintes ou seus benefícios se eles a adotarem. Exemplo: O senhor está sendo entrevistado para um cargo de liderança sênior no setor de mídia digital e o proprietário da empresa pede que descreva sua visão para a TI. "Acredito que seu sucesso depende do lançamento de seus ativos de mídia atuais como vídeos curtos. Quando eu estava na Empresa XYZ, migramos nosso conteúdo para vídeos curtos em um período de três anos e dobramos nossa participação no mercado. Com base no que aprendi no meu emprego anterior, acho que o senhor poderia dobrar sua participação no mercado em 18 meses." Conversando Estrutura: O quê? E daí? E agora? Primeiro, pergunte às pessoas o que elas acham da situação em que o senhor está ou peça que identifiquem algo que as interessa. Em seguida, pergunte por que elas responderam como responderam. Por fim, pergunte o que acontecerá como resultado. Exemplo: Quando o primeiro jogo de futebol do seu filho termina, o senhor conversa com outro pai na lateral do campo sobre o que acabou de acontecer. "Como o senhor acha que devo ajudar meu filho a superar o erro que cometeu durante o jogo?" [O outro pai responde com conselhos]. "Isso já funcionou para o senhor no passado?" [O outro pai descreve os resultados positivos]. "Quando o senhor sugere que eu converse com meu filho?" Maya, a organizadora de uma grande reunião virtual, empregou essa estrutura quando um dos palestrantes, que estava programado para dar uma atualização sobre um novo produto, não apareceu no último minuto. Em vez de adiar a atualização, Maya decidiu que estava suficientemente familiarizada com o produto para falar sobre seus recursos, explicar seus benefícios para clientes potenciais e clientes e descrever o plano de lançamento. Mais tarde, os executivos de sua empresa fizeram questão de elogiá-la pela apresentação, sem saber que ela havia sido elaborada na hora. . . . O verdadeiro problema que enfrentamos ao falar espontaneamente não é uma incapacidade inerente de nos comunicarmos. É o fato de estarmos tão nervosos que buscamos a perfeição ou usamos respostas padrão, falamos demais sem ouvir ou observar e não conseguimos criar uma estrutura em torno do que estamos dizendo. Mas não há necessidade de se encolher de medo quando o senhor é colocado na berlinda. Uma medida de experimentação, reflexão e prática pode fazer com que as oportunidades de falar de improviso sejam o seu momento de brilhar. À medida que o senhor aprende a pensar mais rápido e a falar de forma mais inteligente, sua personalidade autêntica pode emergir por completo. O resultado será uma experiência mais agradável, enriquecedora e memorável, tanto para o senhor quanto para o seu público.

Como brilhar quando o senhor é colocado na berlinda

Resumo.

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