3 estratégias de gerenciamento de projetos para um local de trabalho híbrido

Trabalhar como uma equipe híbrida pode ampliar os riscos inerentes a qualquer projeto. Todo projeto depende da montagem da equipe certa, da garantia de que todos saibam claramente o que se espera que eles entreguem, do estabelecimento de normas de comunicação e do bom gerenciamento das reuniões, mas em um projeto híbrido, esses aspectos se tornam mais críticos e mais desafiadores. O senhor pode ter mais dificuldade para colocar todos na mesma página. Talvez o senhor nunca tenha conhecido alguns deles pessoalmente. As ferramentas e reuniões digitais podem ser a única maneira de alguns membros da equipe manterem contato. Um gerente de projetos com experiência em híbridos pode resolver esses problemas e até mesmo fazer com que a dinâmica de uma equipe mista trabalhe a favor do projeto. Na verdade, um estudo recente descobriu que o trabalho híbrido pode até aumentar a confiança e a eficácia da equipe . Já executei dezenas de projetos de desenvolvimento e conteúdo da Web e falo e escrevo regularmente sobre colaboração híbrida. Recentemente, também entrei em contato com gerentes de projeto que publicaram on-line sobre seu trabalho em projetos híbridos e pedi que compartilhassem suas percepções. Com base em todas essas experiências, descobri que há três áreas principais a serem consideradas para que o trabalho híbrido funcione a seu favor e não contra: como planejar e iniciar o projeto, como configurar as ferramentas para que todos possam usá-las e como usar as reuniões. Vamos dar uma olhada em cada um deles. Prepare-se para o sucesso A maneira como o senhor lida com o início de um projeto é especialmente crucial em equipes híbridas, pois determina se os membros da sua equipe pensarão em si mesmos como uma única equipe unificada ou como uma série de satélites orbitando em torno da equipe "real" no escritório. Para se preparar para o sucesso: Considere a logística ao montar sua equipe. Se a maior parte do trabalho do projeto for independente, escolha as pessoas que farão esse trabalho de forma mais eficiente e eficaz, independentemente do local. Se grande parte do trabalho for profundamente colaborativo e, principalmente, se essa colaboração precisar ocorrer em tempo real, tente recrutar membros da equipe que estejam no mesmo fuso horário (ou em fusos horários semelhantes) ou, melhor ainda, que trabalhem no mesmo escritório. Isso pode exigir um pouco de ajuste mental se o senhor estiver trabalhando em uma organização que se tornou tão amigável ao trabalho remoto que as equipes de projeto são determinadas com base inteiramente em habilidades e conhecimentos, sem considerar a localização. Por outro lado, quando o senhor trabalha em um projeto composto de tarefas distintas que são transferidas de um membro da equipe para o outro, a diferença de fuso horário pode funcionar a seu favor. Quando Alyssa Gessleman liderou um projeto de tecnologia para um cliente de telecomunicações, a equipe híbrida do cliente ficou impaciente enquanto aguardava as atualizações do projeto de sua equipe global e totalmente remota. Assim, Gessleman mudou o processo de comunicação de sua equipe para aproveitar as diferenças de fuso horário, acelerando as transferências internas da equipe para que pudessem atualizar o cliente mais cedo a cada semana. Esclareça os termos e as expectativas. Quando o senhor dirige uma equipe de projeto híbrida, é ainda mais importante ser absolutamente claro sobre as metas, os prazos e as restrições do projeto; o que é compartilhado por mensagens ou por e-mail; o que justifica uma reunião ao vivo; e o que constitui uma verdadeira emergência que justifica um contato fora do horário comercial. Defina as expectativas desde o início e planeje check-ins regulares com foco na comunicação dentro da equipe. Mantenha essas normas documentadas em um formato fácil de atualizar, de modo que o esclarecimento de um ponto delicado para uma pessoa também torne esse esclarecimento disponível para toda a equipe. Olivia Mitchell Russell, gerente de eventos e projetos de Atlanta, diz que descobriu que o processo de definição de expectativas era particularmente crucial ao executar projetos que incluíam membros da equipe de longa data e contratados de curto prazo com expectativas diferentes em relação a coisas como manter as câmeras ligadas durante as reuniões. Faça com que todos usem as ferramentas Praticamente qualquer projeto pode se beneficiar das ferramentas de software de colaboração, mas quando o senhor está executando um projeto híbrido, seu software também é seu espaço de trabalho comum. Já em um influente estudo de 2005 sobre trabalho em equipe virtual na Intel , os pesquisadores descobriram que a escolha de um conjunto comum de ferramentas de trabalho digital - e depois usá-las de forma consistente - contribuiu para o sucesso das equipes híbridas. Para ter certeza de que seu ambiente digital está efetivamente viabilizando seu projeto híbrido, é preciso Traga consigo os adotantes relutantes. Pode ser difícil fazer com que as pessoas usem novas plataformas de software, mas se o senhor estiver trabalhando como uma equipe híbrida, não poderá ser impedido por um ou mais adotantes relutantes. Praticamente qualquer projeto distribuído precisará de ferramentas on-line que forneçam gerenciamento centralizado de tarefas, mensagens de grupo, reuniões on-line e um repositório central de documentos. O senhor também pode precisar de ferramentas que permitam a criação de quadros brancos virtuais, colaboração de documentos ao vivo e assim por diante. Seu objetivo é escolher o número mínimo de ferramentas necessárias para realizar o trabalho e apoiar as pessoas no aprendizado das plataformas relevantes, fornecendo treinamento ou documentação e mantendo um conjunto consistente de ferramentas durante toda a vida do projeto. Uma estratégia que pode ajudar a sua equipe a aderir ao seu kit de ferramentas e facilitar o caminho para as pessoas que são novas em alguns dos softwares é escolher as ferramentas em conjunto. Alejandro Ferreira, gerente de projetos da Kreitech, gosta de incluir a equipe na escolha das ferramentas que usarão em cada projeto. Sua empresa não tinha funcionários remotos antes da Covid, portanto, em seu primeiro projeto como uma equipe distribuída, ele usou o processo de seleção das ferramentas do projeto como uma forma de construir o senso de pertencimento que era um pouco mais evasivo quando eles não estavam mais trabalhando pessoalmente. Ao pedir à sua equipe de desenvolvedores que votasse em seu conjunto de ferramentas preferido, eles acabaram escolhendo ferramentas que pelo menos algumas pessoas conheciam bem, o que significa que sempre havia alguém que poderia fornecer um pouco de orientação para aqueles que eram novos em uma determinada plataforma. Permitir digressões individuais. Diferencie entre as ferramentas que os senhores usarão juntos e as ferramentas que usarão separadamente. Embora seja fundamental especificar (ou votar) as ferramentas que serão usadas para tarefas colaborativas, como a elaboração de documentos, o senhor pode deixar que as pessoas escolham suas próprias ferramentas para qualquer coisa em que estejam trabalhando sozinhas. Não há necessidade de concordar com as ferramentas de colaboração para uma tarefa que alguém está realizando sozinho. Aproveite ao máximo o trabalho em tempo real As reuniões em tempo real podem ser cruciais para a realização do trabalho, eliminando gargalos e compartilhando conhecimento, mas reuniões excessivas ou mal conduzidas podem ser uma fonte de frustração e ressentimento, especialmente em uma equipe híbrida em que alguns membros da equipe, mas não todos, se reúnem pessoalmente. Uma análise detalhada dos padrões de interação em reuniões híbridas constatou que os atritos tecnológicos frequentemente interferem na comunicação e na dinâmica da equipe, e propôs que isso pode ser resolvido projetando reuniões para nivelar o campo de jogo - por exemplo, com um processo estruturado para a tomada de turnos. Para garantir que suas reuniões sejam a cola do seu projeto, em vez de uma barreira entre os membros da equipe: Use as reuniões com intenção, não como padrão. Realize uma reunião inicial para toda a equipe e reserve uma janela regularmente programada, pelo menos a cada uma ou duas semanas, que os membros da equipe mantenham bloqueada em seus calendários para o caso de ser necessária uma reunião. Mas os relatórios de progresso devem ocorrer fora das reuniões, por e-mail, painel de projeto ou mensagens de grupo. Dessa forma, o senhor não obriga as pessoas a participarem de uma reunião apenas para se certificar de que estão cumprindo a tarefa, e as atualizações são documentadas. Responsabilize as pessoas pela leitura dessas atualizações da equipe, reservando uma janela sagrada livre de reuniões em suas agendas coletivas e exigindo alguma ação delas: Informe às pessoas que elas têm de 4 a 4h30 para se atualizarem sobre as atualizações da equipe todos os dias e peça às pessoas que publiquem uma pergunta esclarecedora, uma sugestão ou um agradecimento a um colega de equipe todos os dias até as 4h30. Use ferramentas de reunião que nivelam o campo de jogo. Para garantir que suas reuniões híbridas não coloquem os participantes remotos em desvantagem, crie cadências em que o senhor peça a contribuição de cada pessoa, em vez de permitir que as pessoas participem apenas quando tiverem algo a acrescentar. E considere expandir seu kit de ferramentas com tecnologias que tornem as reuniões híbridas mais envolventes e inclusivas, por exemplo, incorporando um quadro branco digital. Foi assim que Emily Picknell, consultora de negócios internos do Centre for Remote Sensing do Canadá, garantiu que um membro da equipe nos Territórios do Noroeste pudesse participar com a mesma eficácia que os membros da equipe baseados em Ottawa. Um quadro branco on-line não apenas igualou as diferenças de localização, mas também ajudou a envolver as pessoas que se sentiam mais à vontade para se comunicar visualmente do que verbalmente. Aproveite o poder das reuniões individuais. Nem toda sessão de trabalho em tempo real precisa de toda a equipe: Às vezes, um único ponto de contato humano é uma forma mais eficiente de canalizar as informações de volta para o grupo. Quando Stephen Higginbotham assumiu um grande projeto de infraestrutura que já havia fracassado em 27 tentativas anteriores, as reuniões individuais em tempo real foram fundamentais para manter o projeto nos trilhos. O planejador de projetos de sua equipe realizava reuniões individuais regulares com os membros remotos da equipe, obtendo atualizações sobre a proximidade da conclusão do trabalho, de modo que o orçamento do projeto pudesse ser gerenciado de perto e o projeto realmente concluído - com resultados que economizaram US$ 80 milhões por ano para sua empresa. Pense nas reuniões como uma forma de viabilizar o relacionamento. Quando muitos de nós temos calendários lotados, é tentador manter cada reunião o mais eficiente possível - e, às vezes, isso é exatamente o que o senhor precisa. O consultor de vendas de RH, Zac Mutrux, tem boas lembranças de ter trabalhado com uma organização sem fins lucrativos em que cada reunião tinha um monitor de tempo designado, encarregado de fazer cumprir as alocações de tempo em uma agenda pré-planejada. A alternância dessa função significava que nenhuma pessoa precisava ser o vilão permanente. Mas, fundamentalmente, seu trabalho em tempo real em conjunto é uma oportunidade fundamental para criar relacionamentos e confiança entre os membros da equipe, especialmente entre as pessoas que trabalham remotamente e as que trabalham no escritório. Portanto, integre a interação social em suas reuniões de trabalho e abra espaço para conversas fora do assunto, para que as pessoas tenham espaço para se envolver de forma criativa e criar um senso de conexão. Procure oportunidades de criar conexões durante as reuniões, em vez de programar a criação de vínculos como um evento especial e separado. Se um cachorro ou gato aparecer na tela, pergunte o nome do animal. Se alguém interromper sua linha de pensamento com um pedido de desculpas por ter saído do assunto, convide-o a concluir o pensamento. Evo Heyning, uma artista e produtora de mídia que frequentemente reúne equipes híbridas para colaborar em projetos criativos, procura pistas na câmera sobre os interesses off-line e não profissionais de seus colaboradores. Isso é mais viável se o senhor informar à sua equipe que o objetivo é realizar reuniões ocasionais mais longas (45-75 minutos), em vez de reuniões curtas e frequentes. (Mas pule as atividades de formação de equipe: As pesquisas sugerem que muitos funcionários detestam o vínculo obrigatório ). Projetos híbridos são apenas... projetos Se algumas dessas práticas parecerem ser adequadas a qualquer projeto, bem, o senhor está certo! No final das contas, os desafios de executar projetos eficazes simplesmente nos obrigam a estar mais atentos às sutilezas e sensibilidades envolvidas na execução de qualquer projeto em que as pessoas estejam trabalhando em locais diferentes (como os diferentes escritórios de uma empresa global) ou com recursos diferentes à disposição. Torne-se um excelente gerente de projetos híbrido e o senhor se tornará um gerente de projetos melhor, ponto final.

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Resumo.

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