Padres que trabajan, planifiquen la semana con este sencillo ejercicio

Han pasado casi cuatro años desde que conocimos a Amir y Ria cuando navegaban por los primeros meses de Covid con dos trabajos y dos niños pequeños en casa. Ahora, con los dos niños en el colegio y haciendo deporte, y con configuraciones de trabajo híbridas y un aumento de los viajes de trabajo, Amir y Ria han intentado establecer una rutina que funcione. A pesar de sus esfuerzos, han tenido la sensación de correr cada semana preparándose para afrontar el inevitable momento en que algo se rompa o que se les pase un recordatorio, una recogida o un plan clave. No están solos. Amir y Ria son un retrato robot de las más de mil familias con las que he trabajado en los últimos cinco años mientras creaba Milo, una herramienta basada en la inteligencia artificial para ayudarles a gestionar la invisible "carga logística", el trabajo entre bastidores de llevar una familia. Esa carga logística es cada vez más pesada para las familias trabajadoras: Los niños de hoy en día tienen un elevado número de eventos programados -entre el colegio, las actividades extraescolares y los planes sociales-, mientras que los padres hacen malabarismos con los horarios híbridos y los viajes de trabajo. La información y los recordatorios se sienten como un manantial de agua (¡Día de los calcetines locos! ¡Salida anticipada! ¡Inscripción en natación!) en la era de los correos electrónicos y los mensajes instantáneos. Al mismo tiempo, como hay más padres que trabajan, las familias tienen menos redes de seguridad cuando las cosas se tuercen: un padre enfermo, una reunión que se retrasa, una tarea sorpresa. Después de trabajar con familias de todo el país, he identificado tres culpables principales que impulsan la mayoría de los retos logísticos cada semana: La avalancha de información, sobre todo de los colegios, más el gran número de compromisos programados para cada miembro de la familia aumenta la probabilidad de que surjan conflictos inesperados o se olviden cosas cada semana. Fatiga de decisiones. Las familias dejan muchas decisiones pequeñas pero importantes al albur del momento -qué hay para cenar, quién hace la recogida-, lo que conduce a la fatiga cognitiva y a decisiones subóptimas. Sorpresas. Inevitablemente, cada semana algo no sale según lo previsto y hay que apresurarse para solucionarlo: la guardería no funciona o alguien se pone enfermo. A menudo hay un padre "por defecto" que interviene, lo que provoca frustración y tensión cuando esa elección es frecuente y asumida. A lo largo de los años, hemos probado muchos enfoques para resolver estos tres retos y el que ha tenido más éxito indefectiblemente, (¡y el más sencillo!), es lo que yo llamo una "Previsión semanal": 20 minutos al comienzo de cada semana, repasando lo que nos espera en los próximos siete días (para nuestros usuarios de Norteamérica lo llamamos "Escaneo dominical", aunque el día que usted elija para realizar su vista previa puede ser diferente). Si dedica aunque sólo sea este breve espacio de tiempo a la planificación, podrá evitar sorpresas, tomar decisiones de forma más eficaz al agruparlas por lotes y preparar planes de copia de seguridad acordados. Prepare su vista previa A continuación le explicamos cómo preparar su propia vista previa semanal: Comprométase a dedicar 20 minutos antes del comienzo de cada semana. Comprométase a hacerlo con el otro o los otros responsables principales de su hijo, si los hay (su pareja o copadre, por ejemplo). Para asegurarse de que mantiene la coherencia, vincule esto a algo que haga cada semana, e idealmente que sea algo divertido. Tal vez usted y su pareja lo hagan después de que los niños estén en la cama y tengan después su cita semanal con Netflix. O lo haga antes de su entrenamiento dominical. La clave es la constancia. Si le resulta más fácil, empiece comprometiéndose a sólo cuatro semanas y vea cómo le va. Elija su enfoque de documentación. Esta es la plantilla que utilizamos con las familias Milo, pero un simple correo electrónico, una nota compartida de Apple o un resumen de texto pueden funcionar igual de bien. Elija lo que elija, debe tener un formato que pueda actualizarse fácilmente con los inevitables cambios de mitad de semana. Reúna toda la información. Para que este proceso funcione de verdad, es fundamental que todo esté explícito y visible en un lugar central, especialmente los eventos. Recomiendo encarecidamente un calendario familiar dedicado (idealmente uno digital como Google Calendar). A la larga, funciona mejor que enviarse invitaciones puntuales desde calendarios separados o, peor aún, que una sola persona se limite a tener todos los eventos en la cabeza. Un calendario dedicado tiende a significar que se incluirán más eventos y recordatorios, lo que hace más fácil detectar y planificar los conflictos. En la semana previa a la vista previa, ambos miembros de la pareja deberían añadir a este calendario todos los compromisos relacionados con la familia, ya sea el fútbol semanal, una cita con el dentista, una cena de trabajo o el recordatorio semanal de "traer los libros de la biblioteca". Incluya las reuniones de trabajo que puedan retrasarse y afectar a los planes de la noche. Introduzca cualquier cambio en la disponibilidad de los cuidadores. Prevean juntos la semana La noche antes de que empiece la semana, reúnase con su pareja o con otra persona clave en la toma de decisiones y repasen los próximos días siguiendo los siguientes pasos. 1. ¿Qué va a ocurrir? Aunque lo ideal sería que ya hubiera anotado todos los acontecimientos de la semana en su calendario, en la realidad, hemos visto que rara vez es así. Así que dedique los primeros minutos de su vista previa a asegurarse de que todo lo importante ha pasado de sus calendarios personales al compartido. Puede hacer un seguimiento de los eventos, recordatorios e información a medida que van apareciendo tomando una foto o una captura de pantalla para incluirla en su documento de vista previa. A continuación, repasen juntos esos eventos de la siguiente manera. Grandes rocas y principales tareas pendientes. Empiece por identificar las "grandes rocas" de la familia para la semana: las cosas que más importan, como una cena familiar, un entrenamiento juntos, una carrera a la biblioteca o esta vista previa semanal. Si parece que no hay tiempo para hacerlas realidad, haga ajustes en el tiempo que dedica a las "piedrecitas" y la "arena". Utilice este proceso para priorizar también las 3-5 tareas pendientes más importantes de la semana. Anote ambas cosas en su documento de previsualización. Tareas puntuales. A continuación, identifique los compromisos puntuales de la semana. Los compromisos regulares y recurrentes como la escuela, los deportes, la limpieza y el cuidado de los niños están más arraigados en nuestro cerebro y necesitan menos atención. Pero lo que es diferente tiende a tener un radio de explosión mucho mayor que el tiempo real que ocupa en el calendario y a menudo repercute en esos acontecimientos regulares. Enumere estos acontecimientos puntuales en una sección separada de su revisión o simplemente enciérrelos en un círculo rojo para destacarlos (en nuestra plantilla van en la sección "Heads Up"). Recordatorios clave. Por último, escriba cualquier recordatorio semanal: Devolver libros de la biblioteca, llevar un instrumento, llevar pañales extra a la guardería, etc. Anótelos para poder salir corriendo por la puerta con confianza cada mañana. (Éstos también van en la sección de Recordatorios). 2.¿Cuál es el plan? Una vez que sepan lo que va a pasar, hagan planes juntos para las decisiones logísticas clave, como el cuidado de los niños, la recogida y la entrega, y las comidas. Yo solía resistirme a hacer la planificación de las comidas porque me parecía un esfuerzo extra. Pero resulta que tener que decidir lo que se va a comer cada día a las 5 de la tarde conduce a peores resultados: más comida para llevar (lo que significa comida menos sana y más cara), más desperdicio de comida y una sensación general de presión y fatiga por las decisiones diarias. Esto se aplica también a otras decisiones logísticas principales. Para evitarlo, identifique sus 2-3 principales áreas de decisión logística para la semana. A continuación, decida cuál es el plan y quién se encarga de cada una. Incluso si parece obvio -si la niñera de después de la escuela prepara una comida, o ya tiene la compra, o un plan regular de recogida semanal- le recomiendo encarecidamente que siga cubriéndolas porque es cuando las cosas se dan por supuestas cuando surgen los problemas: "Oh, pensaba que sabías que teníamos fútbol e íbamos a recoger la cena de camino a casa". Por último, termine examinando las 3-5 tareas pendientes más importantes que haya identificado y decida quién será el responsable de cada una de ellas, así como un plan rápido y una franja horaria para llevarlas a cabo. 3. ¿Cuál es el plan de respaldo? "Ningún plan sobrevive al primer contacto con el enemigo", como dice el refrán. Pero sin una red de seguridad, cada cambio en el plan parece un incendio. Peor aún, a menudo recae en uno de los "padres por defecto" cambiar sus planes para estar a mano de los niños. Para evitarlo, identifique los momentos más complicados de la semana y establezca un plan de respaldo. Decida a quién se llamará en cada momento. Por ejemplo, diga: "Tengo una reunión de la junta el miércoles, así que puedo ser suplente el jueves y el viernes si usted puede ocuparse de lunes a miércoles". O, "El miércoles parece muy complicado. Usted está de viaje y creo que puedo ocuparme yo, pero si me añaden una reunión por la tarde a mi calendario voy a tener que llamar a mi padre para que me ayude. Vamos a hacérselo saber ahora". - - - ¡Ya está! Una vez que haya completado la vista previa de cada semana, comparta su documento de vista previa con todos los colaboradores clave: todas las personas que participarán para ayudar a que esta semana salga según lo previsto. Esto incluye a los abuelos locales, los vecinos, los padrastros y las niñeras. Ya sea imprimiéndolo, enviándolo por correo electrónico o compartiendo el documento digital, la clave está en compartir el plan con todos los demás colaboradores. El objetivo de este avance semanal no es crear una carga adicional innecesaria, sino crear una estructura que, de hecho, aligere el peso de la paternidad trabajadora moderna. Al abordar los retos de la semana de forma proactiva, los afrontará de un modo más práctico, colaborativo y justo. Invierta en estos veinte minutos al comienzo de cada semana y sentirá los beneficios durante toda la semana. Los lectores estadounidenses y canadienses de HBR disponen de un código de acceso anticipado a la versión beta de Milo: Vaya a https://www.joinmilo.com/ e introduzca HBRWORKINGPARENT.

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Resumen.

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