Pais que trabalham, planejem a semana com este exercício simples

Já se passaram quase quatro anos desde que conhecemos Amir e Ria, quando eles estavam navegando nos primeiros meses da Covid com dois empregos e duas crianças pequenas em casa. Agora, com as duas crianças na escola e nos esportes, e com configurações de trabalho híbridas e mais viagens de trabalho, Amir e Ria têm tentado estabelecer uma rotina que funcione. Apesar de seus esforços, eles se sentem como se estivessem correndo a cada semana, preparando-se para lidar com o inevitável momento em que algo quebra ou que eles perdem um lembrete, uma coleta ou um plano importante. Eles não estão sozinhos. Amir e Ria são uma composição das mais de mil famílias com as quais trabalhei nos últimos cinco anos enquanto desenvolvia o Milo, uma ferramenta com tecnologia de IA para ajudá-los a gerenciar a "carga logística" invisível - o trabalho de bastidores da administração de uma família. Essa carga logística tem se tornado cada vez mais pesada para as famílias que trabalham: As crianças de hoje têm um grande número de eventos programados - entre escola, atividades extracurriculares e planos sociais - enquanto os pais fazem malabarismos com horários híbridos e viagens de trabalho. As informações e os lembretes parecem uma mangueira de incêndio (Dia da meia maluca! Despedida antecipada! Inscrição na natação!) na era dos e-mails e mensagens instantâneas. Ao mesmo tempo, como mais pais estão trabalhando, as famílias têm menos redes de segurança quando as coisas dão errado - um pai doente, uma reunião atrasada, uma tarefa de casa surpresa. Depois de trabalhar com famílias em todo o país, identifiquei três principais culpados que geram a maioria dos desafios logísticos a cada semana: A torrente de informações, principalmente das escolas, além do grande número de compromissos agendados para cada membro da família, aumenta a probabilidade de conflitos inesperados ou coisas esquecidas a cada semana. Fadiga de decisões. As famílias deixam muitas decisões pequenas, mas importantes, para o momento - o que será servido no jantar, quem fará a coleta - o que leva à fadiga cognitiva e a decisões abaixo do ideal. Surpresas. Inevitavelmente, a cada semana, algo não sai como planejado e é preciso fazer um esforço para resolver o problema: a creche não funciona ou alguém fica doente. Muitas vezes, há um pai "padrão" que entra em cena, gerando frustração e tensão quando essa escolha é frequente e presumida. Ao longo dos anos, testamos muitas abordagens para resolver esses três desafios e a que sempre foi a mais bem-sucedida (e a mais simples!) é o que chamo de "Weekly Preview": 20 minutos no início de cada semana, analisando o que está por vir nos próximos sete dias (para nossos usuários na América do Norte, chamamos isso de "Sunday Scan", embora o dia que o senhor escolher para realizar a visualização possa ser diferente). Ao dedicar apenas esse curto período de tempo ao planejamento, o senhor pode evitar surpresas, tomar decisões de forma mais eficaz ao agrupá-las e preparar planos de backup acordados. Prepare-se para sua visualização Veja como preparar sua própria prévia semanal: O senhor se compromete a dedicar 20 minutos antes do início de cada semana. Comprometa-se a fazer isso com o(s) outro(s) principal(is) tomador(es) de decisões para seu filho, se houver (seu parceiro ou co-pai, por exemplo). Para garantir a consistência, associe isso a algo que o senhor faz toda semana e, de preferência, que seja algo divertido. Talvez o senhor e seu parceiro façam isso depois que as crianças estiverem na cama e depois tenham seu encontro semanal com a Netflix. Ou o senhor faça isso antes do treino de domingo. O segredo é a consistência. Se for mais fácil, comece se comprometendo com apenas quatro semanas e veja como fica. Escolha sua abordagem de documentação. Este é o modelo que usamos com as famílias Milo, mas um simples e-mail, um Apple Note compartilhado ou uma visão geral em texto podem funcionar igualmente bem. Seja qual for a sua escolha, ela deve estar em um formato que possa ser facilmente atualizado com as inevitáveis mudanças no meio da semana. Reúna todas as informações. Para que esse processo realmente funcione, é fundamental tornar tudo explícito e visível em um local central, especialmente os eventos. Recomendo enfaticamente um calendário familiar dedicado (de preferência digital, como o Google Agenda). A longo prazo, isso funciona melhor do que enviar convites únicos uns aos outros a partir de calendários separados ou, pior ainda, fazer com que uma pessoa mantenha todos os eventos em sua cabeça. Um calendário dedicado tende a significar que mais eventos e lembretes serão incluídos, o que facilita a identificação e o planejamento de conflitos. Na semana que antecede a pré-visualização, ambos os parceiros devem adicionar todos os compromissos relacionados à família a esse calendário, seja o futebol semanal, uma consulta ao dentista, um jantar de trabalho ou um lembrete semanal de "trazer livros da biblioteca". Inclua reuniões de trabalho que possam se prolongar e afetar os planos para a noite. Registre quaisquer alterações na disponibilidade dos cuidadores. Visualize a semana juntos Na noite anterior ao início da semana, reúna-se com seu cônjuge ou com outra pessoa importante para tomar decisões e analise os próximos dias de acordo com as seguintes etapas. 1. O que está acontecendo? Embora o ideal seja que o senhor já tenha anotado todos os eventos da semana em seu calendário, na realidade, vimos que isso raramente acontece. Portanto, passe os primeiros minutos da visualização certificando-se de que tudo o que é importante foi transferido de seus calendários pessoais para o compartilhado. Os senhores podem acompanhar eventos, lembretes e informações à medida que aparecem, tirando uma foto ou fazendo uma captura de tela para incluir no documento de visualização. Depois, analisem juntos esses eventos da seguinte forma. Grandes pedras e principais tarefas. Comece identificando as "grandes pedras" da família para a semana - as coisas que mais importam, como um jantar em família, um exercício juntos, uma corrida à biblioteca ou esta visualização semanal. Se parecer que não há tempo para realizá-las, faça ajustes no tempo que o senhor está gastando com as "pedras" e a "areia". Use esse processo para priorizar também as 3 a 5 tarefas mais importantes da semana. Liste ambos em seu documento de visualização. Únicas. Em seguida, identifique as tarefas pontuais da semana. Compromissos regulares e recorrentes, como escola, esportes, faxina e cuidados com os filhos, estão mais firmemente enraizados em nosso cérebro e precisam de menos atenção. Mas o que é diferente tende a ter um raio de ação muito além do tempo real que ocupa no calendário e, muitas vezes, afeta esses eventos regulares. Liste esses eventos pontuais em uma seção separada da sua revisão ou simplesmente circule-os em vermelho para destacá-los (no nosso modelo, eles vão para a seção Atenção). Lembretes importantes. Por fim, escreva todos os lembretes semanais: Devolver livros da biblioteca, trazer um instrumento, levar fraldas extras para a creche e assim por diante. Anote-os para que o senhor possa sair correndo pela porta com confiança todas as manhãs. (Esses lembretes também vão para a seção Atenção). 2. Qualé o plano? Depois de saber o que está acontecendo, façam planos juntos para as principais decisões logísticas, como creche, transporte de ida e volta e refeições. Eu costumava resistir a fazer o planejamento das refeições porque parecia um esforço extra. Mas acontece que ter de decidir o que comer todos os dias às 17 horas leva a resultados piores: mais comida para viagem (o que significa comida menos saudável e mais cara), mais desperdício de alimentos e uma sensação geral de pressão e fadiga de decisões diárias. Isso também se aplica a outras decisões logísticas importantes. Para evitar isso, identifique suas duas ou três principais áreas de tomada de decisões logísticas para a semana. Em seguida, decida qual é o plano e quem é responsável por cada uma delas. Mesmo que pareça óbvio - se a babá depois da escola estiver preparando uma refeição, ou se o senhor já tiver compras, ou um plano de coleta semanal regular -, recomendo enfaticamente que ainda trate disso, pois é quando as coisas são presumidas que os problemas surgem: "Ah, pensei que o senhor soubesse que tínhamos futebol e que iríamos buscar o jantar a caminho de casa." Por fim, termine examinando as 3 a 5 principais tarefas que o senhor identificou e decida quem será o responsável por cada uma delas, bem como um plano rápido e um intervalo de tempo para realizá-las. 3. Qual é o plano de reserva? "Nenhum plano sobrevive ao primeiro contato com o inimigo", como diz o ditado. Mas sem uma rede de segurança, cada mudança no plano parece um incêndio. Pior ainda, muitas vezes cabe a um "pai padrão" mudar seus planos para estar à disposição das crianças. Para evitar isso, identifique os momentos mais complicados de sua semana e defina um plano de reserva. Decida quem será chamado quando. Por exemplo, diga: "Tenho uma reunião do conselho na quarta-feira, portanto, posso ficar de reserva na quinta e na sexta-feira se o senhor puder ficar de segunda a quarta-feira". Ou: "Quarta-feira parece muito complicado. O senhor está ausente e acho que posso dar conta do recado, mas se eu tiver uma reunião à tarde no meu calendário, precisarei chamar meu pai para ajudar. Vamos avisá-lo agora". - - - É isso! Depois de concluir a pré-visualização de cada semana, compartilhe o documento de pré-visualização com todos os principais colaboradores - todas as pessoas que estarão envolvidas em ajudar a fazer com que a semana saia conforme o planejado. Isso inclui avós locais, vizinhos, padrastos e babás. Quer o senhor imprima, envie por e-mail ou compartilhe o documento digital, o importante é compartilhar o plano com qualquer outra pessoa envolvida. O objetivo dessa prévia semanal não é criar um fardo adicional desnecessário, mas sim criar uma estrutura que, de fato, alivie o peso da paternidade moderna que trabalha. Ao abordar os desafios da semana de forma proativa, o senhor os enfrentará de uma maneira mais prática, colaborativa e justa. Invista nesses vinte minutos no início de cada semana e o senhor sentirá os benefícios durante toda a semana. Um código de acesso antecipado à versão beta do Milo está disponível para os leitores da HBR dos EUA e do Canadá: Acesse https://www.joinmilo.com/ e digite HBRWORKINGPARENT.

Pais que trabalham, planejem a semana com este exercício simples

Resumo.

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