Como melhorar a delegação

Talvez o senhor ache que é mais rápido fazer isso sozinho. Ou talvez o senhor tenha um prazo a cumprir e não queira correr o risco de perdê-lo. Ou talvez o senhor não confie totalmente na sua equipe. Se delegar parece ser uma luta, o senhor não está sozinho - mas está se segurando. Delegar não é apenas transferir tarefas; é manter as coisas em movimento, desenvolver sua equipe e concentrar-se no que é mais importante. Então, por onde o senhor começa? Como o senhor se mantém envolvido sem ficar no comando? E como parar de pensar que o senhor é o único que pode fazer tudo certo? O que dizem os especialistas Delegar pode parecer simples, mas o verdadeiro desafio é superar os obstáculos emocionais que dificultam a liberação, diz Dave Kerpen, autor de Get Over Yourself: How to Lead and Delegate Effectively for More Time, More Freedom, and More Success (Como liderar e delegar com eficácia para obter mais tempo, mais liberdade e mais sucesso). A desconfiança, as questões de controle, o perfeccionismo e o medo do fracasso podem mantê-lo preso aos detalhes ou preso a fazer tudo sozinho. Kerpen sugere que o senhor se concentre no panorama geral. Claro, "o senhor tem medo de perder clientes, parecer tolo ou fazer besteira - mas será que consegue superar esses medos e ser corajoso mesmo assim?" Afinal de contas, os riscos da delegação vão além de concluir tarefas ou ter uma equipe produtiva. "Trata-se de como o senhor escolhe gastar seu tempo, seu foco e, por fim, sua vida." Considere a delegação como seu "sistema de gerenciamento de energia" pessoal, diz Emily Morgan, fundadora da Delegate Solutions e autora de Let It Go! How to (Finally) Master Delegation & Scale Freedom Across Your Organization (Como (finalmente) dominar a delegação e aumentar a liberdade em sua organização). "Sua energia é seu recurso mais importante e, quando delega, o senhor a redireciona para suas contribuições mais impactantes." Veja como. Reconheça seus hábitos autossabotadores Antes de poder delegar com eficácia, o senhor precisa entender o que o está atrapalhando, diz Morgan. Identifique os padrões que transformam o senhor em um gargalo. O senhor é um isolacionista, que tenta fazer tudo sozinho? O senhor é um herói, que sempre aparece para salvar o dia? Um sonhador, lançando ideias enquanto sua equipe se esforça para acompanhá-lo? Ou um intervencionista, um termo mais agradável para microgerenciador, que insiste em ser envolvido? Depois de reconhecer essas tendências, pergunte: Qual é o custo real - não apenas para o senhor, mas para a sua equipe e para o trabalho? "Seja muito claro sobre o que o senhor quer fazer", aconselha Morgan. E não deixe que as dificuldades do passado o impeçam. Pensamentos como " Não sou bom em delegar " ou " Já tentei antes e não deu certo" criam um ciclo de autoperpetuação. A realidade é que, quando o senhor se compromete a delegar, o "como" não é complicado", diz Kerpen. Determine as tarefas que o senhor pode delegar (dica: são muitas) De acordo com Kerpen, há apenas três coisas que um gerente não pode delegar: estratégia e visão - que ele chama de "o trabalho de cabeça, é por isso que o senhor é o líder"; decisões de contratação; e garantia de acesso a recursos e orçamento para realizar o trabalho. Todo o resto? Deixe para lá. Quando uma tarefa chegar ao seu prato, pergunte a si mesmo: Outra pessoa pode cuidar disso? Se ela não se enquadrar nessas três categorias, a resposta provavelmente será "sim". Embora seja mais fácil delegar tarefas que o senhor não gosta, é mais difícil entregar aquelas em que o senhor é bom e gosta, diz Morgan. "Essas são as coisas mais difíceis de deixar de lado porque consomem muito do seu tempo e fazem com que você se sinta importante e necessário." Mas acumular essas tarefas priva os membros da sua equipe de oportunidades de aprendizado, diz ela. "Pense na delegação como uma forma de eles desenvolverem suas habilidades." Comece aos poucos Comece com passos de bebê. Morgan recomenda que o senhor se ocupe das oportunidades alcançáveis: tarefas simples, que exijam o mínimo de esforço e que possam ser concluídas rapidamente. "Ter algumas vitórias rápidas em seu currículo cria um impulso positivo." Concentre-se em tarefas de rotina com etapas claras que outras pessoas possam replicar, como relatórios semanais ou memorandos de atualização. "Transforme-os em um processo e capacite sua equipe", diz ela. Permitir que os outros provem seu valor também ajuda a resolver qualquer problema de confiança persistente, acrescenta Kerpen. Começar com pequenas tarefas promove o desenvolvimento gradual de habilidades e "cria confiança mútua", diz ele. E lembre-se: "quando as pessoas erram, e elas errarão, porque somos humanos, isso faz parte do processo de aprendizagem". Encontre seu pessoal Em seguida, o senhor precisa de alguém para delegar. Pense de forma abrangente, diz Morgan. Comece perguntando: Quem são seus líderes emergentes? Quem tem o interesse, a largura de banda e os talentos necessários para a tarefa? Quem precisa aprender algo novo? E, é claro: Em quem o senhor confia? Concentre-se primeiro nos membros confiáveis da equipe que cumprem prazos e estão ansiosos para aprender. Se o senhor não conseguir encontrar ninguém, talvez seja o seu problema de controle falando. "O senhor nem sempre precisa ser o herói", diz Morgan. Além disso, acrescenta Kerpen, "se o senhor acha que não tem a pessoa certa para delegar, é seu trabalho encontrá-la." Há muitas opções além da sua equipe e até mesmo da sua organização: prestadores de serviços, funcionários em tempo parcial, freelancers do Upwork ou até mesmo IA, diz ele. "Seja criativo e não deixe que os obstáculos percebidos o impeçam." Seja direto, mas permita a autonomia Seja franco sobre suas expectativas e ofereça orientação, mas não exagere, diz Morgan. Explique a tarefa, defina um prazo e forneça uma estimativa aproximada de tempo. "As coisas podem sair do rumo quando alguém gasta a semana inteira em algo que o senhor pensou que levaria algumas horas." Compartilhe sua visão do produto final e comunique claramente, tanto verbalmente quanto por escrito, o que significa sucesso. Como diz Kerpen, "delegue resultados, não tarefas", e dê à sua equipe a liberdade de descobrir como chegar lá. "É arrogante pensar que o senhor sabe a melhor maneira de fazer as coisas", diz ele. "Se eles acreditarem no resultado desejado, encontrarão uma maneira de alcançá-lo." Forneça orientação suficiente para manter o alinhamento, mas deixe espaço para a criatividade. Depois, "entregue o controle". Mantenha o controle, mas não microgerencie A cadência dos check-ins depende da complexidade do projeto e da tarefa. Algumas iniciativas exigem pontos de contato diários, enquanto outras precisam apenas de uma revisão semanal. Kerpen sugere concentrar-se em duas perguntas-chave: "Como estão indo as coisas? E quais são seus obstáculos?". Essa abordagem mantém a conversa focada na solução, em vez de "atualizações por causa de atualizações". Evite mensagens constantes no Slack e interrupções desnecessárias. "Não seja o equivalente digital de respirar no pescoço de alguém", ele adverte. Para aqueles que precisam absolutamente estar a par de tudo, Morgan recomenda encontrar maneiras de manter o controle sem gerar disrupção no fluxo da equipe. Uma plataforma de gerenciamento de trabalho, por exemplo, pode ajudar o senhor a monitorar o desempenho sem ser intrusivo. "Dessa forma, o senhor pode respirar um pouco porque sabe que as coisas estão no caminho certo." Oriente, ouça e peça feedback Pense em si mesmo como um treinador e um líder de torcida, diz Kerpen. "O trabalho de um coach é obter o máximo de seu pessoal", explica ele. Você não está lá para garantir que tudo seja feito com perfeição ou exatamente como você faria; sua função é inspirar e orientar. Ofereça sua experiência e forneça contexto. "Ajude sua equipe a ver como o trabalho dela se encaixa no todo", diz Morgan. "Por que ele é importante?" Incentive a sua equipe a fazer perguntas e a oferecer feedback ao senhor também. Sem uma comunicação contínua e aberta, "delegar pode sair dos trilhos". Lembre-se: progresso, não perfeição A delegação eficaz tem a ver com "capacitar sua equipe, treiná-la para o sucesso e dar a ela as ferramentas de que precisa para ter sucesso, ao mesmo tempo em que a defende ao longo do caminho", diz Kerpen. A melhor parte é que o senhor terá mais tempo, energia e espaço para se concentrar no que é importante para você, tanto no trabalho quanto na sua vida pessoal. Dito isso, seja realista: a delegação não é uma cura para tudo. Ainda há trabalho a ser feito. "É fundamental levar isso em conta em seu cérebro e em seu calendário", diz Morgan. "Mesmo que alguém conclua uma tarefa 80% melhor do que o senhor, ou que a conclua apenas parcialmente, isso já é uma vitória." Afinal de contas, "não estamos buscando a perfeição. Estamos buscando o progresso, e a delegação é a ferramenta para chegar lá." Princípios a serem lembrados Faça Saia do seu próprio caminho. Enfrente seus medos, confie em sua equipe e redirecione sua energia para o trabalho de alto impacto. Comece com as oportunidades alcançáveis. Identifique tarefas simples e repetíveis para aumentar a confiança e criar um impulso positivo para o senhor e sua equipe. Trate a delegação como um diálogo de mão dupla. Inspire, oriente e incentive sua equipe a lhe dar feedback. Não Limite sua reserva de talentos. Olhe para além da sua equipe imediata e procure por prestadores de serviços e freelancers que possam trazer novas perspectivas para a tarefa. Não fique de olho. Em vez disso, verifique estrategicamente com perguntas focadas sobre o progresso e os obstáculos. Microgerencie o resultado. Delegue com o entendimento de que 80% feito por outra pessoa é infinitamente melhor do que 100% feito apenas pelo senhor.

Como melhorar a delegação

Resumo.

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