Quando gerenciar sua equipe se torna demais

O senhor está gerenciando mais pessoas do que nunca com muito menos apoio. As responsabilidades continuam se multiplicando, mas os recursos não. E mesmo que o senhor deva pensar estrategicamente e se concentrar no panorama geral, muitas vezes está preso na luta diária. Todo líder sobrecarregado se sente preso em sua própria versão especial do inferno gerencial. E, no entanto, muitos dos especialistas que treinam e estudam gerentes sobrecarregados dizem que veem os mesmos padrões surgirem repetidamente: Líderes que não conseguem dizer não; não conseguem evitar que a caixa de entrada e a agenda os comam vivos; ou que se esgotam tentando fazer tudo sozinhos. Entramos em contato com cinco desses especialistas para descobrir o que realmente funciona. Veja a seguir o que eles nos disseram. 1. Pense em pequenos grupos, não em indivíduos. Talvez o senhor não consiga mudar a configuração da sua organização, mas pode mudar a forma como a sua equipe opera, diz Ron Carucci, cofundador e sócio-gerente da Navalent, uma empresa de consultoria, e autor do livro To Be Honest: Lead with the Power of Truth, Justice, and Purpose (Para ser honesto: liderar com o poder da verdade, da justiça e do propósito). Se o senhor gerencia mais de 10 pessoas, Carucci sugere organizar seus funcionários em pequenos grupos de três ou quatro pessoas, agrupando-as por projeto ou por especialidade. Por exemplo, o senhor poderia agrupar as pessoas que lidam com o cliente ou os analistas de dados. Em seguida, redesenhe a forma como o senhor interage com a equipe para ser mais eficiente. "Em vez de reuniões individuais, realize sessões em pequenos grupos com essas equipes e facilite a comunicação entre elas", diz ele. "Incentive o diálogo entre eles para que possam resolver problemas e tomar decisões juntos. Seu objetivo é desenvolver a autossuficiência para que eles possam trabalhar sem precisar que o senhor se pronuncie sobre tudo." Guarde as reuniões individuais para os check-ins trimestrais com foco na pessoa, não no trabalho. Pergunte: Como o senhor está se saindo? O que o senhor tem em mente? "Use o tempo para coaching e desenvolvimento de carreira." 2. Diga não - mesmo para boas ideias. Sua equipe é inteligente e competente, o que significa que ela está sempre apresentando novos projetos, melhorias e iniciativas. O problema é que, como líder, o senhor tem mais ideias boas do que largura de banda para executar. "O papel dos líderes é dizer não às boas ideias", diz Nelson Repenning, diretor do corpo docente do MIT Leadership Center e coautor do livro There's Got to Be a Better Way: How to Deliver Results and Get Rid of the Stuff That Gets in the Way of Real Work (Tem que haver uma maneira melhor: como entregar resultados e se livrar das coisas que atrapalham o trabalho real). "Há boas evidências de que a maioria das equipes assume tarefas demais e que a sobrecarga é autoinfligida." O desafio do trabalho de conhecimento, acrescenta ele, é que o senhor não consegue ver o acúmulo de pendências como em uma fábrica. O senhor continua dizendo sim para "só mais uma coisa" porque cada ideia parece administrável por si só. Mas elas se acumulam de forma invisível até o senhor se enterrar. A solução é priorizar impiedosamente o que merece sua atenção e, em seguida, manter todos os seus compromissos em um só lugar: um calendário, notas Post-it, uma lista simples, o que funcionar. "Caso contrário, o senhor se pega em um ponto em que 'TI é uma ideia tão boa, que vou espremê-la'", diz ele. Faça com que sua equipe adquira o hábito de terminar a prioridade principal antes de passar para a próxima. 3. Comece a trabalhar na mesma página. Os gerentes que estão sobrecarregados muitas vezes criam mais trabalho para si mesmos ao pular a conversa inicial que evita confusão mais tarde, observa Edward Salas, professor de psicologia na escola de negócios da Rice University. Isso geralmente leva aos intermináveis tópicos do Slack e às cadeias de e-mail que o senhor deseja evitar. (Veja mais abaixo). Quer o senhor esteja dando início a algo grande ou apenas à semana de trabalho que tem pela frente, Salas recomenda fazer um pré-brief primeiro. "Nas forças armadas, isso é chamado de ensaio de missão", diz ele. "TI dá às equipes clareza de papéis, uma compreensão compartilhada das tarefas e dos recursos disponíveis e uma chance de planejar o que pode surgir mais tarde." Pergunte: A quem pertence cada tarefa? O que significa "concluído"? Qual é o nosso backup se as coisas derem errado? "Quando o senhor tem um modelo mental compartilhado, sua equipe pode agir como uma esponja de carga de trabalho, absorvendo o estresse porque todos estão alinhados e preparados com contingências desde o start-up", diz Salas. 4. Priorize a solução de problemas nas reuniões. A maioria dos líderes usa o e-mail e as reuniões presenciais ao contrário, diz Repenning, do MIT. Eles usam as reuniões presenciais para atualizações rotineiras de projetos que não exigem muita discussão, e o Slack ou e-mail para a solução de problemas, que pode ser demorada, excessivamente complexa e ineficiente. Uma caixa de entrada entupida de perguntas de esclarecimento é um sinal de que o senhor não está usando seu tempo presencial corretamente, explica Repenning. TI significa que o trabalho está gerando incerteza mais rapidamente do que o senhor pode processá-lo pessoalmente. Repenning recomenda inverter essa abordagem. "Reuniões bem estruturadas de 15 ou 30 minutos por dia podem eliminar centenas de Slacks e e-mails." 5. Estabeleça limites para as reuniões das quais o senhor participa. Por outro lado, o senhor provavelmente está perdendo muito tempo em reuniões. "Passar oito horas por dia sentado em salas de conferência ou no Zoom e depois fazer seu trabalho real à noite não é sustentável", diz Beth Humberd, professora associada de administração da Manning School of Business da UMass Lowell. "Pare de ir a tudo. Confie em seu instinto para saber o que vale seu tempo e quais reuniões realmente precisam de você, em vez daquelas em que você só precisa do resumo." Pode ser útil ver o estabelecimento de limites como uma oportunidade de desenvolvimento para sua equipe. Mande outras pessoas em seu lugar: o senhor está protegendo seu tempo enquanto desenvolve as habilidades de liderança delas. "O senhor testará os limites e, às vezes, errará - faltará a uma reunião e depois perceberá: 'Droga, da próxima vez eu preciso estar lá'", acrescenta ela. "Há um pouco de tentativa e erro envolvido." 6. Seja verdadeiro com sua equipe. Quanto mais ocupado estiver, mais sua equipe precisará de instruções explícitas sobre como trabalhar com você, diz Humberd. Alguns podem relutar em incomodá-lo quando percebem que o senhor está atarefado. Eles ficam sentados em silêncio em seus cubículos, imaginando se devem verificar aquela tarefa ou lembrá-lo da conversa que o senhor prometeu. Como resultado, os projetos ficam parados e seu prato já cheio fica ainda mais cheio. É por isso que "o senhor precisa ser o gerente que diz logo de cara: 'Estou gerenciando mais pessoas e ainda estou aprendendo. Preciso da ajuda do senhor. Se eu não responder, o senhor pode me avisar. Entre em contato comigo se eu disse que nos conectaríamos e não o fizemos'", diz ela. "Seja transparente e real." A outra parte é ensinar seu pessoal a filtrar o que eles trazem para o senhor. (Alerta de spoiler: algumas das perguntas deles podem ser o motivo pelo qual o senhor não consegue fazer nada!) Peça a eles que venham preparados e priorizem o que eles trazem à atenção do senhor. "Não há problema em dizer: 'Estou ouvindo o senhor, tenho 20 subordinados diretos, estou fazendo o meu melhor aqui. Mapeie as três coisas mais importantes que o senhor precisa de mim'. Coloque alguma responsabilidade nos funcionários para ajudar a gerenciar o relacionamento." 7. Cuide de seu estado mental e corporal. O estresse no trabalho afeta mais do que apenas a sua lista de tarefas. Se o senhor não estiver cuidando da sua saúde mental e física, é provável que isso se reflita no seu trabalho, nas suas decisões e nas suas interações com os colegas. Carucci aconselha observar como o senhor está "metabolizando" os fatores de estresse que o atingem. "Preste atenção nos dados que está absorvendo e na narrativa que está passando em sua cabeça", diz ele. "Quando o senhor se mostra desregulado - amargurado, sentindo-se pressionado ou sobrecarregado - torna-se seu pior inimigo." Faça da meditação e dos exercícios uma prioridade. "O senhor não dirigiria seu carro vazio por dias, então por que tratar seu corpo de forma diferente?" 8. Saiba quando reagir e quando se afastar. A respiração profunda pode ajudar, mas o senhor também precisa olhar para dentro de si mesmo - e de sua organização - e tomar algumas decisões difíceis. Se a sua empresa está cortando custos, dando-lhe mais pessoas para gerenciar e acumulando trabalho extra, "talvez seja hora de perguntar quanto tempo o senhor quer ficar", diz Leonard Schlesinger, professor da Baker Foundation na Harvard Business School. Isso ocorre porque muitas organizações não entendem completamente o que os gerentes intermediários fazem e, por isso, continuam acrescentando responsabilidades, supondo que isso não terá importância. "O resultado é um portfólio de gerentes sobrecarregados de trabalho, sob enorme estresse e incapazes de fornecer a orientação e o apoio de que suas equipes precisam", diz ele. Antes de se demitir, Schlesinger recomenda que o senhor se conecte com colegas na mesma situação e procure maneiras de chamar a atenção da gerência. Trabalhem juntos para identificar onde as mudanças na carga de trabalho ou na tomada de decisões poderiam ajudar, tanto individualmente quanto em grupo. "E se, depois de todo esse esforço, o problema ainda não puder ser resolvido, então essa se torna a sua realidade - pelo menos até que o senhor encontre outra." Mais recursos Por que os líderes seniores devem parar de fazer tantas reuniões individuais Pare de resolver os problemas da sua equipe por ela Defendendo os recursos de que sua equipe precisa Quando o senhor está sobrecarregado - e delegar não é uma opção Os gerentes estão exaustos. Veja como ajudá-los a recarregar as baterias. O senhor está se sentindo sobrecarregado? Veja aqui como superar o dia de trabalho.

Quando gerenciar sua equipe se torna demais

Resumo.

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